來源丨饅頭商學(xué)院（mantousxy）

作者丨溫言

很多年前，我從一個500強的外企跳去一家很嚴格的英國機構(gòu)，工作一年后，我的老板找我談話說：我對你的工作態(tài)度和marketing能力都很滿意，但你能不能提高你的寫作能力？你寫的東西真是太差了！

我大吃一驚，在此之前，我一直認為溝通和寫作是我的優(yōu)勢所在，這實在太顛覆自我認知了！

于是找出自己寫的東西進行比對、分析和有意識的自我訓(xùn)練，我可以感知到不斷進步，也因此得到了一步步晉升。盡管老板從未主動夸獎過我，但她開始將一些更重要職責(zé)交付給我，甚至為大使和公使起草過重要的文書。

現(xiàn)在職場里有一個普遍現(xiàn)象：就是有個人公眾號的人越來越多，而懂得職場寫作的人卻越來越少。

大家都認同寫作是職場最基礎(chǔ)的能力，可另一方面，大部分人隨隨便便應(yīng)付差事。實際上，職場人的寫作水平，代表著他的專業(yè)程度，越是大公司，架構(gòu)越復(fù)雜，意味著大部分人了解你的唯一渠道是你的文字。

寫郵件、寫報告、每個季度的總結(jié)，甚至PPT，是個人寫作能力的一部分。全球經(jīng)管類暢銷書《重來》的作者、37Signal的老板就曾說：“如果你要從一堆人中決定出一個職位的合適人選，雇那個寫作最厲害的人。這個人不在乎是不是營銷人員、推銷員、設(shè)計師、程序員，無論是誰；他們的寫作技巧會對此有益?！?/p>

職場中的寫作與其說是一種天分，不如說是一門技能。99%的職場寫作是一種結(jié)構(gòu)化的寫作，只要方法得當(dāng)，經(jīng)過一段時間刻意練習(xí)，任何人都可以得到迅速提升。

而今天我想重點和大家分享職場寫作中的SKB原則。

S是指structure，你寫材料的邏輯結(jié)構(gòu)

K指 Key points ，要陳述的關(guān)鍵點

B指 Brevity，內(nèi)容足夠簡潔

職場寫作需要大家養(yǎng)成“先想后寫”的習(xí)慣。在思考階段，對信息和素材進行整理、組織、提煉要點；再用結(jié)構(gòu)化的套路，用文字呈現(xiàn)出來，達成預(yù)期的效果。

許多人在職場寫任何東西，都不加思考，一蹴而就，這是非常錯誤的作法。因為工作中但凡需要落到筆頭上的文字，都至少有兩個目的：

一個是溝通，比如我有某個需求或者安排，需要通過寫郵件加以說明；

另一個是宣布，比如我一年當(dāng)中工作有哪些成績，用一個報告或PPT的方式，加以呈現(xiàn)說明。

K邏輯結(jié)構(gòu)：

因此職場里的任何寫作，都要先問自己“寫這個東西的目標是什么？”這個目標，就決定了SKB法則里的K，關(guān)鍵點；

S關(guān)鍵點：

 用什么樣的邏輯順序和結(jié)構(gòu)把它們組織在一起，凸顯你的關(guān)鍵點；

B簡潔：

職場里每個人的時間都很寶貴，再善良的同事，也不可能在你寫的東西上花費比在她自己身上更多的時間，你老板、老板的老板時間更加金貴，如果你不能在五秒鐘之內(nèi)，讓他一目了然地看到“你在說什么、你想要他做什么”他根本沒有耐心把你的東西看完。

1: 金字塔結(jié)構(gòu)

寫作是線性的過程，我們只能一個字一個字地寫。而職場中，讀你文章的人卻不是一個字一個字的讀，大部分人都是跳躍著、找到其中的關(guān)鍵段落或語句來閱讀的。所以職場中的寫作，應(yīng)該按讀者最容易理解的順序來寫，而不是寫作者的自然思路。

金字塔結(jié)構(gòu)是指：先給結(jié)論、分述要點、歸納分類、落實行動。

舉個例子，假如兩個好朋友要絕交，A給B寫信，先回憶兩個人一起成長的經(jīng)歷，相互扶持的歷史，最后說B搶了自己的男朋友，最后說：我要和你絕交。

那么就太曲折了！按照金字塔結(jié)構(gòu)，A應(yīng)該上來就明確說明：B，我要和你絕交。然后再說理由是：你搶走了我男朋友，盡管我們有美好的過往，但你深深傷了我的心，我只能和你絕交。

每個段落只表達一個意思

之前提到過，職場里大家閱讀任何文字，都是跳躍著來、抓重點的。如果你將許多關(guān)鍵點密集地塞在一段落里時，人們就有可能會錯過其中的重要內(nèi)容。如果有某個段落太長，超過了五行文字，請盡量把它分成兩段。

2：k關(guān)鍵點的部分

以上是職場寫作中的結(jié)構(gòu)部分，接下來我們來看K關(guān)鍵點的部分。

關(guān)鍵點不要講太多點，3條剛剛好

當(dāng)我們講述比較復(fù)雜的狀況，或作出提議時，往往會拆分成一二三四五條，其實三條已經(jīng)足夠，不要講太多的點，對方容易讀煩，也記不住。在《像TED一樣演講》這本書里，作者強調(diào)了數(shù)字三的法則， 人們能夠很好地記住三項信息，增加則記憶量大大減少。

這時候你可能會遇到實際的困難，我要講的東西，三條說不完呀？

你可以把要點分門別類進行匯總和提煉，盡可能把要說的東西歸納為3點。還有一種方法，是判斷一下是否其中一些點可以直接刪除掉。

我們總是容易敝帚自珍，覺得自己寫的東西什么都好，哪一條都舍不得刪除，最后羅列一堆擺在那里。這樣的后果在于閱讀者已經(jīng)沒有耐心去讀了，很可能他會全部錯過或者放棄，那些重要的東西也無法呈現(xiàn)給對方。

起好郵件的標題

職場中一半的寫作恐怕都和電子郵件息息相關(guān)。一封郵件的標題既是郵件內(nèi)容最大的關(guān)鍵點，也是最難寫的部分。

我以前的一份工作，每天要處理近200封郵件，我的同事也都是類似情況。淹沒在郵件的海洋里，有近三分之一的郵件根本不會被打開。

這時郵件的標題就起到了決定性的作用，它需要在爭分奪秒的時間里爭奪寶貴的注意力。

好標題的兩大要求：簡潔+有信息含量

其實就是“你寫的這些，和我有什么關(guān)系”。那些根本不會被打開的郵件，就是從標題就被判斷為“與我無關(guān)”的郵件。

第二就是提煉培訓(xùn)最有價值的點，放到標題中，“時間管理培訓(xùn)”或者“銷售說服力提升技巧”，這樣打開率一下子超過了一半。即便對方已經(jīng)有安排了，也愿意打開郵件看看培訓(xùn)大綱，或者寫郵件詢問是否可以獲取培訓(xùn)材料。

3、B簡潔

以上是關(guān)于寫作中關(guān)鍵點的技巧，我們再來看B簡潔。

在職場中，除了特定工作外，大部分崗位并不需要你運用大量的修辭來寫作，“短平快”最好。沒有人喜歡讀一大段冗長的文字，對方也沒有大量時間來閱讀您的郵件。

這里的寫作技巧，是需要通過反復(fù)訓(xùn)練來完成的。

就是找出你工作中寫過的任何一篇東西，進行刪除。一句話說清楚的內(nèi)容，絕不用兩句話來說。一直刪到?jīng)]有一個多余的“的”字，且每個字都有用，那么就成功了。它意味著你寫的每個字，都在全身心地為你服務(wù)，向你的讀者展示價值。

我曾參加過一個有關(guān)寫作的培訓(xùn)課，訓(xùn)練師是一個英國老太太。她給我們出了一道題:

假設(shè)你是一個校刊的編輯，學(xué)校即將發(fā)生一件大事，要求你用盡可能簡潔的文字把它表述出來，這件事是：

下周四，校長將率全校教職員工前往位于伯明翰西部的圣約翰學(xué)院，進行為期一天的交流研討活動，該活動由伯明翰市政廳教育部門組織，將就公立中學(xué)的結(jié)構(gòu)改革問題進行交流和征集方案。

當(dāng)時經(jīng)過分小組討論，每個組都給出了不一樣的答案。最成功的一個小組只用了7個字，就把這件事表述清楚了，并且絕對吸引眼球。答案是：下周四全校放假。

最后放送一個大招，講講如何在職場的寫作中，管理你的老板？

我一個朋友曾經(jīng)在聊天中，和我講過一件事：她曾在一家圖書公司做過5年的圖書編輯。公司很小，只有幾十個人，總共和老板說過2次話，一次是在電梯里偶遇，還有一次是離職的時候，老板和她進行離職懇談。

相信這是很多人遇到的情況，即便沒有那么極端，但很多人沒有意識到其實去充分和老板溝通，向上去表達自己，是一個職場人最需要學(xué)會的技能，也是一切的基礎(chǔ)。

老板有各種各樣風(fēng)格，越是將自己隱藏起來，越得不到上司的重視，更不可能有信任而言。而通過溝通，可以讓自己在老板面前透明度越高，他對您越放心，因為一切在他的控制中。

基于這些，就需要你定期向老板進行進度或工作匯報，抓住平時的郵件往來、工作進度溝通，以及成果匯報的機會，盡可能通過文字有理有據(jù)地展現(xiàn)自己。

這SKB原則就發(fā)揮了強大的作用：

在結(jié)構(gòu)上：先陳述最重要的觀點，可能是結(jié)論，也可能是你申請老板批示的內(nèi)容。結(jié)論先行，而證明結(jié)論的要素，再徐徐鋪開，這樣當(dāng)老板時間有限的情況下，完全可以越過去忽略這段文字內(nèi)容。

在陳述你的關(guān)鍵點時，盡量使用正面語言，比如在郵件標題不要只寫“重大困難”而要寫“解決重大困難”，本來這封郵件是講“問題和困難”的，但前面加上一個正面的動詞，整個郵件的基調(diào)就變了，傳遞的信息更加積極正面。

再有要用老板不能拒絕的方式提出你的請求。

你在寫申請的時候，就考慮到老板可能挑戰(zhàn)的問題，列出每一條如何應(yīng)對，再在申請文章里，表述出來。這些清晰的內(nèi)容，結(jié)合具體的數(shù)字和客觀的事實，會比主觀的“我建議。?！薄拔矣X得”“我猜測”更容易說服你的老板，也更容易得到批準。

此外不要忘記給老板準備1-3個備選方案，供他考慮和選擇。不要讓老板做問答題和填空題，只讓老板做選擇題和判斷題。

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