來源|產品菜鳥匯

作者|陳維賢

想著大家每天都忙著看高大上的干貨,今天我們來聊一個非常樸實的話題:如何寫好各個運營場景下的郵件?

今年企業辦公軟件領域有點火熱,前有明道、今目標、Tower,現有阿里騰訊相繼殺入的釘釘、企業微信號。它們作為辦公溝通工具,雖然集成了溝通和項目管理,在OA功能方面也實現了我們在手機上進行公告、考勤、請假、報銷得辦公需求,但這并不足以你忽略「郵件」這一古老的溝通方式對運營工作的重要性。

1.在運營的工作中,跟合作伙伴通過口頭或電話溝通的信息,很容易被遺忘或發生記憶錯誤以致引起誤解,而電子郵件則以方字的方式儲存,方便歸納與整理思路,可以通過轉發的形式讓相關人員接觸到;

2.當運營項目出現出現主觀因素引起的失誤時,能夠通過郵件避免扯皮沖突;

3.在發生沖突時,電子郵件還可以充當證據;

4.如果你是一個有整理習慣的運營,你寫的電子郵件還可以作為工作記錄與檔案.

在創業公司都在一個屋檐下辦公,在溝通上可能是會更簡單很多,轉個身就能夠實現面對面交流。在一線互聯網企業,雖是倡導要打破部門籬笆溝通無阻,但畢竟那堵墻或者是哪條街是現實存在那的,需要我們用電子郵件來跨越實現溝通。

記得當初剛到貼吧那會兒,可能是因為畢業沒多久蠻多職場基礎知識并未熟知,在寫郵件這件小事上也是沒少挨罵調教。為了大家少踩坑,我把運營常遇到郵件場景和基本的注意點碼出來供大家參考。

人人都要懂的郵件基礎知識

“不及硅步無以至千里”,先聊每一位職場人都必須掌握的寫郵件小知識點,只有做好這些基礎的,后面根據運營工作延伸出的郵件場景才是錦上添花。

1)主題不能少,郵件的主題就像微信圖文的標題,要概括出郵件的核心內容,同時可以用 “審批、查收、知曉、轉發等” 動詞明確告知對方需要做什么。例如主題“【審批】五一節用戶滿減活動方案”

2)收件人和抄送填寫,收件人處填寫的是跟本封郵件所提事情直接相關的人,抄送則為需要知曉該事情的人。另外,最好按照職級順序在收件人和抄送處填寫郵箱地址哈。建議在抄送處帶上領導的郵箱,這樣能夠提升大家對這件事的優先級。

3)注意邏輯列點說明,用歸納的方式把事情用郵件1.2.3.4…分點闡明,對重點內容加粗幫助收件人能夠快速找到關鍵信息。

(注意邏輯,列點說明)

4)提供效率善用轉發,在項目需要添加新同學時,經常我們會選擇用“轉發”把之前的項目相關郵件給到他,要注意在轉發正文說明整個項目的來龍去脈和進度(注意刪除不被轉發郵件里邊的敏感信息)。遇到需要轉發多個郵件時可以采用“附件項目”的添加形式,在正文說明每一封郵件的大致內容,同時注意添加的郵件項目命名。

(添加outlook郵件項目,把之前的郵件添加在附件中)

5)檢查郵件正文,確認附件和收件人正確,切勿出現錯別字、附件遺漏、收件人錯誤等嚴重問題。附件建議數量不多于四個,大小注意控制在10M以內。

以上五點郵件基礎知識是首當其沖最值得注意的,然后字體、字號、簽名這些事情上就按照公司習慣進行設置即可。隨后,我們來聊一聊在活動策劃過程中運營可能會遇到郵件場景及編輯技巧。考慮到郵件屬于機密文檔,這里就不對具體案例郵件截圖。

運營常見的郵件場景

郵件場景一:活動申請

活動策劃是運營經常干并且必須會做的事。做活動運營,第一步要知道為何做這個活動,然后你的策略或者說活動創意在哪,預計要達到怎樣的數據目標。想清楚這些之后,才是寫郵件給領導進行方案審批。

活動申請類郵件,正文的開頭處需要把整個活動介紹清楚,用開頭的一句話讓領導抓住重點,讓他判斷這個活動方向對不對,值不值做。這里可以參考的框架是“活動目的+活動時間+活動形式+預期目標”。

舉個栗子,為提升樂視會員整體銷售額,4月14日我們將以買會員送硬件作為活動促銷形式,預計當天能夠實現23億的交易額。

(樂視硬件免費日)

在這句匯聚了活動精華的話后面,如果是涉及到費用的可以把預算放在最前面,畢竟領導是會優先關心活動性價比。然后才到由主題、時間、形式介紹、推廣計劃、執行規劃、活動客服QA組成的活動主體部分。

郵件場景二:進度匯報

大型活動審批通過到活動上線會是一大段的籌備時間,期間運營需要做的是給領導(或者同事)同步你的活動進度,告知遇到的問題和調整后的方案,以便大家能夠及時為你的活動提供支持。

進度匯報類郵件,可以將整體活動按照PC端活動頁、移動端活動頁、推廣、品牌傳播等主要部分進行拆解,每個部分的進度匯報格式可以是:進度說明+下周計劃,其中進度說明為本周的工作成果展示,例如,本周在PC端活動頁上完成的是頁面設計,下周的工作應該是完善頁面交互并提交IT部進行開發工期評審(可以把設計圖放在本周進度匯報郵件中)。

(本周進度:完成天貓活動頁面設計圖)

郵件場景三:會議邀約

運營要想成功的策劃一場活動,和產品技術部門的開發成本評估會議、活動進度匯報會議、大大小小的資源溝通會議是少不了的,所以做運營我們得懂outlook的會議邀約,用這個功能可及時回執收件人接受會議邀請的情況,同時在活動開始前郵件系統會自動給接受邀請的收件人彈窗會議即將開始的消息。

(會議邀約:彈窗提示功能)

寫此類郵件需要在正文處寫明會議背景,闡明需要通過會議解決的主要問題,添加必要的附件材料方便大家做會前準備工作,提高討論會議效率。

郵件場景四:溝通匯總

不管是部門內部還是跨部門,只要跟活動有關的工具溝通,在會后你需要做的是及時寫一封溝通匯總郵件。將溝通中的關鍵工作和對應的負責人記錄在郵件中并明確該工作的完成時間節點,這樣才算是有效的會議溝通,同時方便大家跟進自己所分配的工作。

(溝通匯總郵件)

溝通匯總類郵件,在正文開頭處寫明本次溝通會議參與人員及時間及討論主題。然后按任務的分工寫對應的人和完成時間,抄送領導告知會議溝通結果(這步不能少哈)。

郵件場景五:項目推動

在活動頁面的設計和開發的過程中難免會出現自己的需求被插隊導致延期問題。運營需要根據插排期的具體項目采用不同的策略,如果是時效性很強而且是大領導親自派下來的需求那只能等了,如果只是被同等優先級的項目插了排期,可先口頭溝通解決。如排期僵持不下,這個時候就可以考慮寫一份項目推動郵件。

這類郵件需事先跟領導商量對策,在郵件正文處告知活動的收益和上線時間,闡明該需求的開發對整個活動的必要性。然后,你需要做的是抄送領導點擊發送。

郵件場景六:項目匯報

歷經千辛萬苦終于把活動做完,這里的的做完并非指活動上線,而是活動頁面完成它的使命后安全下線。確認各個廣告位已無活動鏈接后,第一時間對整場活動進行復盤,從活動策劃到執行過程遇到的問題,上線之后的突發事件以及采取的應急方案都可以進行總結。如果是效果好的活動還可以把總結寫成項目匯報郵件,抄送全組或者整個部門(公司)更是逼格滿滿。

一般情況下匯報類的郵件會發送給未參與到項目中來的同事,所以在寫項目匯報郵件時,開頭需要對活動進行一個概述,讓大家知道你做了一個樣的活動。

拿產品菜鳥匯在三月份做的“最美運營女生投票”為例子,它的活動概述可是:以投票為互動形式,借和運營女神評選話題進行推廣宣傳;利用女生高贏值效應,吸引用戶參與活動并轉發;抓住微信自動投票功能,設置投票需關注,引導用戶關注產品菜鳥匯。(在公眾號「產品菜鳥匯」回復關鍵詞“女生評選”可看像素級的活動復盤案例)

(產品菜鳥匯“最美運營女生”評選活動總結)

介紹完之后,開始寫項目數據,基礎數據包含整體的活動頁面UV、PV、參與人數、停留時長、分享量等,延伸數據為活動策劃初期就是提升的指標,例如綁卡人數、付費人數、付費總額、付費次數等。

寫完數據可以從工具、包裝、互動這三個活動要素思考這次的活動經驗,也就是可以再下次策劃活動時可以復用的一些小建議,比如這次在活動的互動設計中你讓技術開發了紅包彩蛋功能,就可以在郵件告知大家下次在策劃時效性活動時可以找你要互動權限,在降低開發成本的同時還提升活動互動性。

最后,如果在活動中出現的好玩的用戶評論或者某網紅對活動的轉發,媒體對活動報道了,都可以將相關截圖放在活動匯報郵件中,用口碑提高活動效果的立體感。

溝通方式只有適合的沒有絕對的正確,以上全部內容是從運營在活動的策劃過程中可能會遇到的寫郵件場景出發,結合本人經歷和曾被調教的方法給出相應郵件建議。

最后每個公司的寫郵件習慣不一樣,如果有更好的郵件溝通技巧,歡迎各位在評論區中留言補充。

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