來源 | 互聯(lián)網(wǎng)er的早讀課 

題記:出自前谷歌高級產(chǎn)品經(jīng)理Chris Vander Mey的這本《谷歌與亞馬遜如何做產(chǎn)品》,從交付卓越產(chǎn)品和掌握卓越技能兩個(gè)方面系統(tǒng)性地闡述了如何打造一款卓越的軟件產(chǎn)品。其中,在“掌握卓越技能”這個(gè)篇章,作者對溝通這個(gè)環(huán)節(jié)的闡述讓我印象頗為深刻。

談到溝通,大部分人首先想到的可能就是當(dāng)面形式的一些溝通,比如1對1交談、會(huì)議、匯報(bào)演示等,而實(shí)際上除了我們所熟知的這些溝通方式之外,還有很多其他形 式的溝通也貫穿著我們工作的始終,比如郵件、PRD文檔等等。既然溝通如此之重要,那么問題來了,作為一名產(chǎn)品經(jīng)理,該如何掌握溝通這門卓越的技能 呢?Chris Vander Mey在他的這本《谷歌與亞馬遜如何做產(chǎn)品》中以會(huì)議作為切入口,闡述了他的一些觀點(diǎn)。

會(huì)議,對任何一家公司而言都是一種極為常見的溝通方式,而對于一名產(chǎn)品經(jīng)理來說更是家常便飯,需求評審會(huì)、需求優(yōu)先級排序會(huì)、項(xiàng)目排期會(huì)、客戶訪談會(huì)、公司例會(huì)、部 門例會(huì)……大多數(shù)產(chǎn)品經(jīng)理似乎每天都被各種無休止的會(huì)議所纏繞,然而,大部分的會(huì)議效率是如此之低下或者毫無意義,但大把的時(shí)間不得不耗費(fèi)在里面。那么, 面對這樣的一種窘境,作為一名產(chǎn)品經(jīng)理又該如何應(yīng)對呢?對于這個(gè)問題,作者Chris提到了一個(gè)關(guān)鍵技巧:盡可能少開會(huì),但不能不開會(huì)。會(huì)同筆者的一些實(shí)際經(jīng)驗(yàn),我將Chris的觀點(diǎn)整理如下:

第一步,當(dāng)不是必須要開會(huì)時(shí),學(xué)會(huì)用郵件替代效率低下的會(huì)議。

工作中有很多的事情,其實(shí)根本不必開會(huì),一封好的郵件有時(shí)候可以替代好幾場效率低下的會(huì)議。既然郵件如此重要,那么問題來了,產(chǎn)品經(jīng)理要如何寫好一封郵件?Chris在書中提到了以下五點(diǎn):

像記者寫新聞一樣寫郵件

優(yōu)秀的記者,會(huì)將他們想表達(dá)的最重要的事情放在文章的開頭。因此,對于郵件而言,拙劣的郵件會(huì)將理由和辯解放在前面,匆匆掃過的閱讀者永遠(yuǎn)不知道你在為什么而道歉。

使用精確的增量表達(dá)法

將某個(gè)變量增加或減少xxx(差值),即從(開始值)增加或減少到xxx(結(jié)束值)。例如:我們不得不將發(fā)布日期延后2周,即從8月7日延后至8月21日。

分點(diǎn)闡釋原因

優(yōu)秀的發(fā)件人將他的邏輯依據(jù)從視覺上劃分成多個(gè)點(diǎn)進(jìn)行闡釋,從而人們可以輕松地發(fā)現(xiàn)要點(diǎn)。另外,各點(diǎn)之間的行間距是很有意義的,適當(dāng)?shù)牧舭啄軒椭闱逦胤指舫鲟]件中重要或特殊的部分。

立即停筆,你已經(jīng)寫完了這封郵件

到這里你的郵件就寫完了。或許你還想給你的邏輯一句再添加一點(diǎn)數(shù)據(jù),或許你還想通過其他內(nèi)容來證明你的邏輯多么真實(shí),但是,真的不需要這么做,因?yàn)槊β档母吖芸赡軙?huì)在他的手機(jī)上閱讀這封簡單的郵件,然后迅速轉(zhuǎn)到下一封,他們根本沒有那么多的時(shí)間去讀你的長篇大論。

設(shè)法用建議替代質(zhì)疑

建議更容易被人接受,因?yàn)榻ㄗh能讓他人挑挑刺,而質(zhì)疑是直接沖著他人的,會(huì)加劇他人的抵觸情緒。

考慮受眾的感受

考慮他人的感受不是一件輕松的事,但很有必要。如果你作為管理層寫郵件給你的下屬,你必須將郵件寫得善解人意。

第二步,當(dāng)不得不開會(huì)時(shí),你需要學(xué)會(huì)有效應(yīng)對五種不同類型的會(huì)議

團(tuán)隊(duì)會(huì)議

頻率:一周一次,每次30-60分鐘,提前發(fā)布議事日程;
目的:促使團(tuán)隊(duì)堅(jiān)守使命,并就當(dāng)前一些懸而未決的問題達(dá)成共識;
切記:團(tuán)隊(duì)會(huì)議開比不開好,哪怕這個(gè)會(huì)議超級簡短,因?yàn)樗沟脠F(tuán)隊(duì)有機(jī)會(huì)以一種不同的方式聚集在一起,它還提供了喘息的時(shí)間。

站會(huì)

站會(huì)往往快捷、高效,因?yàn)槊總€(gè)人離開了他們的電腦,并沒有那么舒服地站著,因此會(huì)議不得不盡快開完。每人匯報(bào)三件事:

昨天做了什么

今天要做什么
遇到的問題

1對1會(huì)談

1對1的會(huì)議非常適合主管之間一起坦率的進(jìn)行交流并公開問題,在會(huì)議過程中完成工作是1對1會(huì)議的精髓之一。請安排每周或兩周與所有主管開一輪1對1的會(huì)議,即便及覺得沒有必要。

產(chǎn)品評審會(huì)

評審會(huì)大多有大老板參加,而對于產(chǎn)品評審會(huì),首要目標(biāo)就是讓老板們認(rèn)可你的產(chǎn)品方向,讓他們知道你的最新進(jìn)展并提供給你反饋。會(huì)前先想清楚你要傳遞的確切信息,然后盡可能清晰、簡潔地傳遞出去。由于這些與會(huì)者大都很忙,最好將你的會(huì)議控制在30分鐘之內(nèi)。

頭腦風(fēng)暴會(huì)

它的目標(biāo)是收集盡可能多的想法,遵循4個(gè)基本規(guī)則,讓會(huì)議帶來更多創(chuàng)造性的效果:

不要在頭腦風(fēng)暴過程中批評他人的想法

說“是的,嗯……”
通過結(jié)構(gòu)化來促進(jìn)討論
在頭腦風(fēng)暴結(jié)束時(shí)明確告知大家頭腦風(fēng)暴結(jié)束了

第三步,當(dāng)需要你來組織時(shí),學(xué)會(huì)如何組織好會(huì)議

1.允許改變開會(huì)的目的

開會(huì)有三大目的:解決問題、搜集信息、傳遞信息。一般會(huì)議都只為其中一到兩個(gè)目的。開會(huì)的目的是可以改變的,千萬要記住這一點(diǎn)!

2.拒絕在團(tuán)隊(duì)會(huì)議中發(fā)泄負(fù)面情緒

所有的危機(jī)都是最好的教育機(jī)會(huì),比如當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員開始抱怨的時(shí)候就是一個(gè)機(jī)會(huì)。當(dāng)某人在團(tuán)隊(duì)會(huì)議中散發(fā)出強(qiáng)烈的負(fù)面情緒并完全不顧及他人時(shí),你需要眼里批評這種態(tài)度,但允許他在1對1的會(huì)議中發(fā)泄情緒。

3.使用魚骨圖等工具來解決問題

在團(tuán)隊(duì)會(huì)議中,當(dāng)試圖解決一個(gè)問題時(shí),最有效的方法就是持續(xù)不斷地問“五輪為什么”,直到找到根本原因,而魚骨圖就是最好的工具

4、會(huì)后立即發(fā)出主題紀(jì)要

超過5個(gè)人參與的會(huì)議最好都在會(huì)后立即發(fā)出會(huì)議紀(jì)要,因?yàn)檫@樣它的作用才能最大化,你的團(tuán)隊(duì)餐能感覺到他們是會(huì)議的參與者和下一步計(jì)劃的執(zhí)行者。不要過于擔(dān)心紀(jì)要的準(zhǔn)確性,因?yàn)槿藗儠?huì)糾正你的錯(cuò)誤的。

第四步,當(dāng)需要演示時(shí),學(xué)會(huì)如何做好一場演示

將演示時(shí)間控制在15分鐘內(nèi)

即便你幸運(yùn)地被安排了1個(gè)小時(shí)或更長的時(shí)間,也一定記住對于一貫忙碌的高管來說,每個(gè)會(huì)議他們只有15分鐘專注于你所講的內(nèi)容。30分鐘內(nèi)完成一次陳述一般遵循如下時(shí)間線:

第0-5分鐘:等待,似乎每個(gè)會(huì)議都有5分鐘左右的延遲
第5-15分鐘:進(jìn)行演示
第15-25分鐘:討論、答疑
第25-30分鐘:重述結(jié)論和重要反饋,并就后續(xù)計(jì)劃達(dá)成共識

永遠(yuǎn)傳達(dá)且只傳達(dá)1個(gè)信息
三大理由證明你為什么應(yīng)該每次會(huì)議只傳遞一個(gè)信息
試圖傳遞兩個(gè)信息可能會(huì)導(dǎo)致彼此混淆;
在討論過程中,你的腦海中會(huì)有兩個(gè)想法左右互博,兼顧兩個(gè)信息的傳遞會(huì)讓你難以掌控會(huì)議;
你只有15分鐘進(jìn)行演示,你沒有時(shí)間傳遞更多的信息。

講故事

人們喜歡聽故事,故事有代入感,能將你要傳遞的信息與真實(shí)的生活鏈接起來,配合故事演示,往往能取得更好的效果。

講故事可以幫你實(shí)現(xiàn)五大效果:
將創(chuàng)意與個(gè)人生活關(guān)聯(lián)起來,從而是聽眾產(chǎn)生代入感。
讓觀眾跟著你的節(jié)奏走。
提供了一個(gè)人們都能理解的具體的例子。
描述了你將要解決的問題。
描述了你的解決方案將如何提升用戶的生活品質(zhì)。

制作“綜述單頁”

綜述單頁包含了你所要演示的關(guān)鍵因素,通常是演示文稿的第一頁幻燈片,它應(yīng)該包含四大塊內(nèi)容:
你想討論的東西是什么
機(jī)會(huì)在哪里
提供的解決方案
成本和實(shí)施時(shí)間表

重點(diǎn)演示用戶體驗(yàn)

重點(diǎn)演示原型圖,為了從外部用戶的角度來描述你的原型,請首先說明首要用戶目標(biāo)而非描述特性,然后你可以指出用戶體驗(yàn)是如何滿足這個(gè)目標(biāo)的。

極度專注傾聽

如果到目前為止你都是按照流程走下來的,那么只剩下最后一個(gè)不可或缺的工作了——傾聽。你需要注意分辨反對意見的細(xì)微差別,看看哪些是不可通融的,哪些又只是抱怨。

后記:打從擔(dān)任產(chǎn)品經(jīng)理的第一天起,就感受到了產(chǎn)品經(jīng)理這個(gè)職位所面臨的巨大挑戰(zhàn),在實(shí)戰(zhàn)中不斷地歷練自我的同時(shí),要想更快地成長,還需要磨兩把刀:第一把刀就是 “學(xué)習(xí)”,第二把刀就是“思考”。得益于網(wǎng)上眾多圈內(nèi)人士的推薦,我很輕松地篩選并購買了一些經(jīng)典的書籍進(jìn)行學(xué)習(xí),《谷歌與亞馬遜如何做產(chǎn)品》就是其中一 本,全書干貨很多,我把我所學(xué)到的一些感觸比較深的內(nèi)容做此梳理,希望可以引發(fā)各位看官的一些思考。

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