7天死磕一頁PPT，因為我們堅信，將一張PPT迭代修改100次，比悶頭重復練習100張，收獲要多100倍。

 

本文，我們來關注「年終總結PPT」。

 

取一份年終總結PPT的部分頁面，很常見的3種頁面類型：

 

 

制作背景和要求說明：

 

• 項目背景：QY集團將舉辦內部年終總結大會，提高公司內部凝聚力，提升公司綜合競爭優勢，并制定2019年公司總體規劃，明確新年度的方向和目標

• 頁面比例：16:9

• 內容要求：從以下三頁PPT中任選一頁完成美化，文字可優化和精簡

• 相關素材：客戶提供了集團logo素材，其他素材可自行搜索

 

本期將從一名職場人的角度出發，非常詳細地和大家分享思考的全過程。

 

如果你正在發愁自己的年終總結PPT，相信看完一定會帶給你啟發。

 

首先，我先快速做了一個簡單可用的版本：

   

為什么我要做這個版本？

 

我發現很多朋友在拿到一個PPT時，就想著要怎么把它改得更好看，但A作業的場景是公司年終總結，說白了就是企業對內的一份PPT。

 

對內的要求，不要求特別炫，但是要求功能性特別強，要解決問題，要說清楚整個公司的運作——功能性的要求大于美觀性。

 

在做職場類PPT的時候，我一直踐行一個標準，叫先做完，再做好。

 

為什么呢？

 

因為你要先確保有東西可以用。

 

不知道大家有沒有遇到過這樣的情況：原本說好了后天要，但是領導突然說這個PPT今天做好了沒有，今天我就想用。這個時候如果你完全沒有做好，那就麻煩了。

 

還有一種情況就是在工作當中，原本想的是今明兩天做PPT，結果明天臨時安排了個會，沒法兒做了，那你PPT是不是廢掉了？

 

所以我在做PPT的時候，先不管美不美，我會先做一個簡單可用的版本，保證我有保底的東西可以用。

                    

在做簡單可用版時，我不會去考慮背景、圖標類的裝飾，基本上就是白底，顏色也很少。

 

因為我不準備把這個做得好看，它就是一個最小可行產品，你現在讓我拿出去用，我也可以講。

 

這里面跟大家分享一個經驗，把頁面分成左右兩部分：

 

 

右側部分叫做「機動區」。

 

所謂的「機動區」，就是說如果你沒有東西放，可以放一張圖。如果有相關的數據圖表，餅狀圖，條形圖或者示意圖，組織結構圖也可以放在右邊。如果實在沒有東西，空著也行。但是你得把簡單可用版做出來，保證先有一個完稿。

 

左側的部分是「文字區」。

 

其中，頂部是標題，也就是這頁PPT的主題。

 

其次是亮點，這個亮點可以是一個重要的數據，也可以是你總結的金句/關鍵詞。任何一個PPT，觀眾看完之后都會忘掉80%~90%的內容，如果你希望大家看完還能留點印象，就把它放到亮點去。如果全是亮點，那就等于沒提煉；而如果這頁沒有亮點也是不可能的，你要強行提煉一個亮點出來。

 

再往下就是明細，有兩個作用，一個是方便之后查閱，一個是在講的時候，萬一忘詞還能看兩眼。如果你能記住，可以不放任何東西，有標題、亮點和右邊的機動就可以了。

 

就這樣，完成了「1.0基礎版」：

 

 

那接下來就要進行迭代第二個版本了。

 

下來不僅能用就行了，還得有改進。

 

怎么改進？很多同學就說沒有方向呀，沒有靈感。

 

大家在修改PPT的時候容易出現三個誤區，絕大部分人都有犯。

 

有行動，但是沒目的

        

拿到一個PPT，咔咔就是干，也不知道自己為什么干，也不知道改完之后要取得什么效果，反正就是改，不滿意就改。

 

看網上的優秀作品，看到什么靈感就改什么，最后可能改出來確實挺好看，可是為什么要改這個東西，可能就不太清楚了。

 

職場PPT跟對外的PPT有一個重要區別是：

 

職場是存在「無用PPT」這一說的，就是說這個PPT可能做完連上場的機會都沒有，所以你要想想我為什么要改這個PPT，這個PPT有什么功能。

              

那我們拿到一個PPT，首先要做什么呢？

 

很簡單：審題。

 

 

我相信認真審過題的同學真的非常少。

 

我們來看看：QY集團將舉辦內部年終總結大會，以提高公司內部凝聚力，提升公司綜合競爭優勢，并制定總體規劃。

 

這是什么意思？

• 內部凝聚力 —— 表示我們公司很厲害

• 競爭優勢 —— 表現出我們哪兒厲害

• 總體規劃 —— 表明公司未來做什么

 

這才是做這份PPT的最終意義。如果這個不清楚，做PPT時就漫無目的。

 

那現在我們來看一下A作業這三個頁面。

       

 

頁面一：公司收入構成

 

 

如果我想要表示我們很厲害，或者我想要提高公司內部凝聚力，我應該以什么為重點？應該通過分析公司構成，表示公司走在正確的跑道上，公司數據一切良好，發展非常迅速，這叫提高公司內部凝聚力。

 

如果我的目標是分析公司的綜合競爭，我應該分析公司哪個業務增長最快、盈利最高、利潤最高。

 

所以大家發現沒有，目標不一樣，對應的重點是不同的。

 

A、B、C這3個業務誰最重要？

 

如果你要突出內部凝聚力，那一定是表現最好的業務最重要；

如果想要突出競爭優勢，一定是未來發展最良好的。

 

為什么我們很多時候做PPT，我們技術比領導好，審美比領導好，PPT做得比領導好，但是領導不滿意，憑什么？

 

就是因為你沒有說出領導想聽的話，領導明明覺得A業務以后要壓縮，占57%太高了，結果你說A特別重要，要突出強調，那領導怎么會覺得你PPT做得好嘛。

 

頁面二：銷售服務質量

 

 

銷售服務質量可以提高產品的復購率，有助于分析公司未來的發展方向。

 

如果你沒有想清楚這個問題，拿起PPT就開始美化，萬一領導說這些不重要，刪了吧，你不就傻眼了？

 

但如果你在美化之前先思考，然后跟領導說：

 

領導，這一點好像沒有用，是多出來的，我們有沒有必要弱化或者一筆帶過。

領導一看，說得有道理，刪。

 

這樣，你也能省掉很多工作對不對，所以我們動手前一定要先審題。

 

頁面三：創新工作成果展示

 

 

在第三頁提到了五個指標，美化前你有沒有考慮過為什么要公布這五個數值？

 

有同學說，公布這五個數值，不就是為了顯示我們今年這五個指標達標了嗎？

 

好，如果我們只是為了強調指標達標，我去打個√，是不是比數字對比更快，觀眾理解更明確？

       

那有的同學說不是啊，我寫這個表的目的是為了強調我們實際取得的數據比標準要超出多少，要遠遠高于國家標準。好，那你就應該用可以表示遠遠高于的方法去呈現，而不是打勾。

 

所以，動手前一定要先審題，帶著明確的目的去呈現內容。

 

我在這里列了4種用來表示實際數值跟標準數據的的方法：

 

• 進度條

• 柱狀條形圖

• 任務清單打鉤

• 排行榜

             

這4種方法傳遞出來的信息和目的是完全不同的。

 

• 進度條可以用來表示我們距離目標還差多遠
• 柱條圖可以用來對比各個數據之間誰做的更好，誰做的更差
• 任務清單可以強調這個東西是否達標、是否做到、是否合格
• 排行榜跟柱條圖類似，只是它只強調誰先誰后不強調領先多少

 

如果你從這個角度再去思考，最佳呈現方案應該取決于你這一頁的演示觀點是什么。如果你都沒有觀點，怎么在這四者之間做取舍呢？

 

 

有數據，但是沒觀點

              

我們來看A作業的第一頁，大部分人只是在針對數字不斷做美化，沒有提出觀點。

              

比如看到餐廳利潤率是5.8%。這個數據到底算高還是算低呢？你不知道。

 

你要去調查一下平均利潤率是多少。如果我告訴你，2016年餐廳平均利潤率是4.6%，那現在5.8%是高還是低？肯定是高，因為你有了對比。

 

你在做PPT或者演講的時候，你就要表達出觀點。我們餐廳利潤率5.8%，這不叫觀點，餐廳利潤率高達5.8%或者僅有5.8%才叫觀點。

 

又比如某業務占比50%，是高還是低？

你要跟同行對比，跟往年對比，跟其他業務對比，單個的數據是不完整的。

 

大家再回頭去看我那個即便是簡單可用版，可以看到內容頁我也都有提煉觀點。

       

 

所以，這是「2.0清晰版」：

 

 

有干貨，但是看不懂

              

很多人做PPT尤其是工作的會覺得：

 

我放了各種數據，放了各種內容，干貨滿滿的，可是老板看了一臉迷茫，不知道我在說什么，包括對外宣講的時候也是一樣，一臉迷茫，不知道我在說什么，尤其是那種信息量比較大的PPT，最容易出現這個問題。

               

這個現象叫做「知識的詛咒」。

 

 

你越是有知識，你越容易以為別人都懂，這個是常識，大家會不知道嗎？

現實是，人家還真不知道。

 

所以你擁有的知識越多，你跟別人溝通起來，別人就覺得你莫名其妙。

 

好，講完這個概念后我們再來看一下第二頁：銷售服務質量持續改進。

 

誰能告訴我為什么回訪總人次能夠代表銷售服務質量？為什么電話回訪的改進縮小了一個范圍？

 

              

作為一個不了解的人，看到這頁PPT會覺得莫名其妙。

 

但是你覺得沒問題呀，這都是真實的數據，背后邏輯很清楚。

我就問你邏輯怎么清楚？你就開始跟我解釋：做好銷售服務是因為老客戶很重要。

 

接下來如何做好銷售服務呢？要通過回訪發現服務中的問題，回訪得越多，發現問題越多，解決得越多，客戶滿意度的上升，老客戶就回購了。

 

回訪的過程中，97%的回訪都是通過電話回訪的，成本低，效率高，所以電話回訪做好了就是回訪做好。

 

那電話回訪怎么做好呢？我們分析了一下全過程，發現有三個節點非常重要，我們決定在這三個節點進行電話回訪的改進。

 

 

于是你PPT上就放了三個信息：做好銷售服務、回訪多解決多、三項改進措施。

              

這里面出現了理解的斷層。

              

所以拿到PPT之后，要去思考背后的思維邏輯。

 

如果只是單純美化，會產生兩個問題：

 

• 觀眾不明白，因為信息出現了斷層

• 你可能放了一些根本不重要的內容

 

如果發現表達邏輯里出現斷層，為了方便觀眾理解，我們要把斷層的地方補齊。

 

比如說我做了一個案例：

在回訪次數增加的基礎上，我增加了一個電話訪問的流程，通過分析流程，我覺得這三個點可以改進，并重點標出。

                    

從回訪多 → 電話回訪多，這中間是缺一個環節的：

電話訪問占總體回訪的97%。也就是說我們談回訪主要談的是電話回訪，但這一點我們在PPT里并沒有強調過。

 

 

所以我單獨補充了一個餅狀圖。這樣左中右就形成了一個非常清晰的論證邏輯。

 

? 為什么要提高銷售服務質量？—— 因為我們要把握住老客戶，為了把握住老客戶，我們進行了回訪。回訪越來越多，老客戶也越來越滿意。

 

? 在回訪當中，電話回訪占總回訪的97%，這是一個非常重要的隱含條件，上門回訪幾乎是可以忽略的。所以提高回訪的關鍵就是提高電話回訪。

 

? 那電話回訪怎么提高？—— 我們總結梳理了電話回訪的流程，覺得有三個點是可以提高電話回訪的。

 

這三個點就形成了一個非常有道理的邏輯論證鏈條，雖然內容看起來比原來多了，但更容易被理解。

 

 

所以我們做PPT，一定要積極主動的態度，而不是被動思考，不是給什么就美化什么。

 

最后來看一下「3.0創新版」：

      

 

最后，跟大家再分享一段關于年終總結PPT，我個人的一個心態變化。

 

我以前也給領導做PPT，一開始我會把它當成是一個艱巨或者給錢很少的業務，整個人的心態很不好。

 

但其實，給領導做PPT是你拿到公司數據的一個非常好的機會。

 

你可以拿它判斷公司發展情況，還能知道領導的觀點是什么，然后你對比一下你的思考結論，跟領導的思考結論是不是一樣，這是一個非常好的鍛煉人的機會。不要只把它當做累贅，要主動積極地去思考PPT背后的東西，你會收獲非常大。

 

秦陽，秋葉職場聯合創始人，秋葉PPT產品總監，500強企業培訓師，國內頂尖發布會御用PPT設計師，暢銷書作者，出版暢銷書8本，銷量超70萬冊。

微博：@秦陽 。微信公眾號：老秦（ID：laoqinppt）。

 

 

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