作者：張良計

?來源：饅頭商學院

編輯：善小倩

 

文章開始之前，先說一下我對職場寫作的理解。職場寫作和自媒體寫作不一樣，但又有相似的地方（本文后面會講到）。

 

職場寫作著重于清晰條理的觀點。它不需要長篇累牘的故事，也不用跌宕起伏的情緒引導。相反，它需要的是客觀，理智，冷靜。

 

職場寫作的目的，是傳遞價值和觀點，推進事件的進行，最終提升工作效率。

 

它適用于工作中任何需要文字溝通的場景，包括且不限于寫郵件，寫方案，寫報告等等。

 

今天這些心得，并不能教你如何寫出10萬+ ，如何挑撥情緒，如何制造爭議，如何煽風點火。這些Boy 也教不了。

 

但它們能教你如何用專業的方法清晰、有邏輯地表達自己。一旦掌握，你會發現自己的思維水平也能潛移默化地提高。

 

關于職場寫作，我的心得分為一個原則，兩個技巧，三個提醒。

 

 

一個原則：對上精簡，對下精細

 

面對上司老板的文字寫作，一定要精簡。因為老板的角色是把控方向，做出決策。所以一定要提綱挈領，不要廢話。

 

在寫作之前，心里就要想好：什么樣的信息是老板需要看的？看完之后我希望老板有什么想法？

 

比如一份營銷活動的結案報告。你帶領團隊做出一個非常棒的活動，給產品銷量帶來了三倍的增長。

 

你迫不及待想把這些成果告訴老板，洋洋灑灑寫了幾十頁PPT，結果老板看完不知道這次活動的亮點在哪里，為什么會給銷量帶來增長。

 

相反，他只看到你把做的事情全都事無巨細地羅列出來，翻到第五頁就已經看不下去

 

問題出在哪里？你沒有抓住老板的核心需求。

 

結案報告的目的，是讓老板了解活動的成果，找到成功（或失?。┑脑?，以及對未來的指導意義（比如，應不應該再花錢做這種活動？）。

 

再加上老板肯定都是大忙人，啰里八嗦的文字，只會讓他覺得你沒有能力。一個優秀的下屬，要幫老板做過濾器，而不是做傳聲筒。寫給上級的東西，重點講問題，原因，方法，啟示。少去講現象，常識，故事，道理。

 

比如你可以采用三段式寫法：

 

a）取得的成果：

產品銷量提升三倍；

 

b）成功的原因：

發力電商渠道，為本次活動帶來超過70%的流量貢獻（精簡列出活動的亮點內容）；

 

c）啟示：

建議逐漸轉型電商渠道，弱化線下門店的投入；

 

用這個邏輯去編寫你的報告，不用超過10頁。老板10分鐘之內就能知道你的想法是什么，剩下的時間他會慢慢考量。

 

而面對下屬的文字寫作，就要做到精細。因為下屬的角色是服從和執行。這時你的文字要具備極強的指導意義，甚至要像產品說明書一樣詳盡。

 

在寫作之前，你需要考慮：我的要求是否說得足夠清楚？下屬看了會不會有疑問？

 

比如寫一封安排工作的郵件。錯誤的寫法，是為了省時間，三言兩語交代完畢，剩下的全靠下屬的悟性。比如下面這樣：

 

Andy，請幫我找一下國內汽車行業最近幾年的銷售資料，周五開會的時候要用。謝謝！

 

這種郵件，下屬看了會心里發毛：

 

Excuse me?資料要哪些年份的？國產品牌還是合資品牌？線下銷售還是線上銷售？二手車交易算不算？......

 

任務如果這樣布置下去，多半收不到滿意的回饋。因為這個需求太寬泛，讓人無從下手。

 

正確的寫法是怎樣的呢？

 

Andy，下周五有一場重要的客戶提案，我需要你幫忙找一下國內汽車行業的銷售數據資料。具體要求如下：

 

1. 數據范圍：近三年內國產主流A級車在大陸的銷售數據；

 

2. 涵蓋渠道：品牌4S店及第三方汽車電商平臺；

 

3. 時間：這周三我要看第一版；

 

4. 提交格式：PPT；

 

有什么不清楚的隨時問我，非常感謝！

 

這樣寫，就把任務的范圍全部框地死死的，讓對方沒有任何疑問，只管放手去做。這是不是節約了一大把來回溝通的時間？

 

有人會說，寫那么詳細是把下屬當三歲小孩兒啊，以為他啥都不知道。

 

這點我不同意。一個合格的上司，要保證自己的文字具備可操作性，而不是充滿假大空的套話。

 

這和下屬的理解能力無關，看不明白是他的責任，但沒寫清楚是你的責任。

 

這就是職場寫作的重要原則，對上精簡，對下精細。

 

講完了“道”，接下來講“術”。那么如何修煉自己的寫作技巧？

 

兩個方法: 反復模仿，勤于練習

 

寫作一定是實踐出真知的技能。上再多課，看再多理論，自己不去寫，永遠學不會。

 

擅長寫字的人，往往具備強大的語感和遣詞造句能力。一句平淡如水的話，他也能寫得妙筆生花。

 

我在剛入行的時候，寫的話平鋪直敘沒重點，絲毫激發不起閱讀的興趣。我的老板為此批評過我很多次，說我寫的文字“無聊透頂”。而他卻總能將普通的內容轉化成精煉又不失趣味的文字。

 

比如我寫：

 

阿里巴巴推出無人便利店，顧客刷臉就能支付結賬。

 

他寫出來的是：

 

你的“臉”是最好的錢包。

 

再比如我寫：

 

互聯網杠精：一群沒事喜歡抬杠的人。

 

他寫出來的是：

 

杠精文化：我們天生愛找茬。

 

同樣的內容，用不同的方法寫出來，效果完全不一樣。而我呢，就去偷偷搜集他寫的東西，拿回去研究。

 

我開始模仿他的寫作技巧，比如用第一人稱來增加文字的代入感，用羅列數字來代替啰里八嗦的內容陳述，用金字塔原理來規范文字段落等等。

 

在日常工作中，我抓緊每一個機會去運用這些技巧。寫郵件，寫短信，寫PPT，寫報告，我都不斷實踐，再根據受眾的反饋來調整。

 

久而久之，最后就形成了自己的風格。

 

很多人問我，為什么你寫品牌營銷的東西這么專業？

 

因為我看過許多品牌營銷的大師是怎么寫的。我只不過學著他們的文字和語法，在日常工作中不斷練習罷了。

 

哪怕我在微信上發一個長信息，都會先考慮文字的段落結構，是采用總分還是分總，每段文字的核心信息是什么，對方看了是否覺得繞彎子等等。我把別人的寫作技巧變成了自己的寫作習慣。

 

如果不想自己去鉆研，上寫作課程也是不錯的選擇?，F在很多優秀的公眾號運營者都會教寫作方法，雖然學完之后不一定能寫出10萬+，但里面一些經驗和技巧是值得借鑒的。

 

比如文章起標題的方法，這和職場中寫PPT的標題是一個道理。你遞交出去的方案，如果PPT每一頁的標題都寫得不吸引人，怎能讓讀者愿意去看下面更多的內容？

 

再比如文章的配圖，講究文字意境和圖片內容的契合。這跟做演講時，用極簡的文字和精致的圖片來傳遞信息，是一個道理。

 

看上去這是文字寫作，實際上是設計信息的表達（如下圖）。

 

|設計你的信息表達

 

只要是寫字，管他是寫爆文還是寫報告，都有相似的技巧。在哪里學到技巧不重要，重要的是你能否舉一反三，將同一種技巧延展運用在其他領域里。這才叫真正學會了。

 

無論是模仿他人，還是上寫作課程，想要提高自己的寫作能力，都需要大量的知識輸入。

 

觀察優秀寫作者的寫作方式，表達技巧，文字修辭手法，然后不斷練習，比對修改。時間久了，你也能找到自己的寫作風格。這才是精進寫作的正向循環。

 

講完了技巧，最后Boy 再分享一些職場寫作的要點。

 

 

三個提醒：適應語境，積累詞庫，克制情緒

 

a) 適應語境

語境，即寫作文字的環境。不同語境下，文字的風格要有所不同。

 

寫郵件的語境，是工作溝通，任務安排。在這個語境下，文字要簡潔干練。

 

不要堆砌比喻句，也不要用華麗的形容詞。哪怕寫出來的文字干巴巴，但只要講清楚問題和下一步規劃，就是合格的郵件。

 

寫總結報告的語境，是回顧過去，展望未來。面對的對象是老板，那么就三言兩語切中要害。

 

它可以比郵件的篇幅更多，但并不意味著你能夠放開膽子去講故事。相反，你更需要時間去深度思考問題，不要寫表象，而要寫洞察。

 

寫提報方案的語境，是解決特定問題，并且提振對方的信心。那么你的文字就要充滿激勵感，不要平鋪直敘。

 

適當加入振奮人心的詞語，讓聽眾首先從文字上就相信你是對的那個人。

 

總之，語境關注文字敘寫的對象，溝通目的和語言風格。在日常工作中，不斷歸納總結，不同語境，不同寫法。

 

b) 積累詞庫

不同的行業，都有自己行業內特定使用的詞語。想要讓自己的職場寫作更專業，那么就背熟這些專業用語。

 

以我自己為例，我做的是廣告營銷。平時每天我都會看廣告營銷行業的專業文章，案例分析，行業探討等等。

 

看多了，我發現有許多高頻使用的詞匯，比如“精準投放”、“消費者畫像”、“購買決策流程”等等，我就把它們一一記下來，放在我的詞庫本里，

 

在未來寫作的時候，我會不斷“強迫”自己去使用這些詞匯。

 

比如表達“媒介投放需要根據受眾屬性來進行定制化的信息推送”，我就會強迫自己使用“精準投放”這四個字。久而久之，強迫變成習慣，習慣變成自然。

 

積累自己的寫作詞庫，它們是你的文字“彈藥庫”。

 

c) 克制情緒

文字也是有情緒的。細心的讀者，能根據文字來感知到寫作者背后的心理變化。而我們要盡量避免在文字中流露出個人情緒，以免影響讀者對信息的判斷。

 

比如你想讓同事幫忙做一份方案。這本是一次正常的部門間合作，可有的人寫出來的需求卻帶著盛氣凌人的味道，有的人寫出來又帶著呆呆的萌感。

 

這樣的文字都會透露出寫作者的心性，進而影響到對方對你專業性的誤判。

 

一封專業的合作需求郵件，寫清楚背景，目的，時間，必要時提及一下對方部門的老板，最后以禮貌的敬詞收尾。

 

不要讓對方產生任何與工作無關的遐想，這是所謂專業。

 

記住，寫出來的文字，能反映出你是什么樣的人。

 

在職場寫作中，理智要優于情感。這是和寫雞湯文最大的不同。職場寫作并不用煽動情緒，而是要有理有據。

 

關于這一點，有一個辦法，就是寫好之后發給朋友們看一看，看看他們能否從字面意思上揣度出你寫作時的心情。

 

最佳標準，是大家看完之后都覺得你客觀冷靜，而不是開心或不開心。

 

以上就是今天關于職場寫作的一些心得，希望能對大家有所幫助。

 

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