【作者】古爾浪洼

【來源】古爾浪洼的職場江湖

【編輯】善小倩

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建立個人工作

標準化的必要性

 

我剛剛參加工作的時候，是在一家公司的電鍍車間里。那時候，國內制造業生產線的自動化程度還比較低，上下件操作的時候，基本都是手工。

 

我每天從早上 7:40 進車間，中間除了吃飯，晚上 8 點以后才能離開車間。如果遇上趕貨，還得加班，所以晚上十點是常事。

 

甚至有些時候，會上連班，所謂的連班就是從前一天晚上一直上到第二天早上，在車間的時間超過 24 小時。

 

在如此長時間的操作中，我們大部分時間都是在不停地動手。我記得，工作間隙，有同事問我：你現在最想干什么？

 

我的回答是：給我個凳子坐幾分鐘。

 

那時候我們是站著作業的，我覺得如果在工作的間隙，能給我個凳子坐上幾分鐘，可真是莫大的幸福啊。

 

雖然工作量如此大，其實真正的工作內容并不復雜，就是不斷把零件拿上去，取下來，拿上去的時候，擰緊 64 個螺絲，要取下來的時候，松開 64 個螺絲。坦白而言，做為一個操作工人而言，這種工作其實是沒有多少技術含量的。

 

即便如此，我還是在復雜的操作中，總結出了一些作業文件和上司及同事沒有教過的技巧，將單手作業改成了雙手同時作業，這使得我的操作效率比別人提高了 50% 還有多。

 

這樣，每次操作的時候，我竟然真的能比同伴快 1 分半完成。這也就是意味著我可以比他們多 1 分半鐘休息。

 

后來，我慢慢成長起來，去做我之前非常羨慕的管理崗位的工作。直到那時候，我才理解，原來我的工作效率之所以提高那么多，是因為我將之前的操作內容標準化和體系化了。

 

比如，在擰螺絲這件事情上，以前上司教我，16 個產品，在擰的時候，左手要扶著產品用右手擰，每個產品要松動或者旋緊 4 個螺絲。

 

后來我發現，這種做法其實是挺浪費的時間和效率的，于是規范了擰螺絲的動作，變雙手同時擰兩排產品右邊兩個螺絲，待右邊松開后，改為右手拿產品，左手擰螺絲，將產品從上到下依次拿下，這樣我的兩只手同時作業，沒有任何浪費動作這樣，我還實現了雙手的同步化作業，所以效率就高了一倍。后來，我的這個方法被規范為這個崗位上的標準工作方法。

 

這種對自己的工作標準化、體系化盡量減少浪費的經驗，后來，也被我帶到了我的管理工作中。

 

可能很多人有個誤會，以為只有在一線的操作人員，如制造業的工人、物流公司的派送員等等操作類型的工作，需要將作業過程標準化和體系化。

 

但其實不然，據我的觀察，商務人士和管理人員在具體工作中，70% 以上的工作，其實也還是屬于操作類的工作，比如準備資料，錄入或調取數據，寫郵件等等，這些幾乎都不算是思考類工作。他們真正的思考類工作時間，還占不到整體工作量和工作時間里面的 30%。

 

從這樣的角度講，做為商務人士和管理人員，對自己的工作進行分類，并標準、體系化，或者如我上面所述的，在作業的過程中實現同步化，其是大有必要的。

 

2

建立個人工作

體系的方法和技巧

 

那么，怎樣對個人的工作體系化呢？

 

簡單而言，就是說，我們要把自己東一榔頭西一棒子分散在不同時間段、不同類型工作中的同類型工作，進行重新提煉和綜合，成為具有共性的模塊。

 

這樣以來，我們可以減少工作過程中，為各種割裂的時間和事情的思考時間，以及做類似事情的重復時間，從而大幅度提升自己的效率，提高工作的質量。

 

具體怎樣分類呢？很簡單，將我們日常中各種要做的事情統統羅列出來，然后依據其特點，分類。一般可分為兩類：

 

1、操作類：

 

所謂操作類，是指那些不用動腦子就可以處理的工作，如：資料歸類、登記賬本、錄入數據、準備會議、整理書桌、尋找工具等等類型的工作。

 

2、思考類：

 

所謂思考類，是指需要懂腦子才能完成的工作，如：寫業務計劃、設計項目解決方案、對財務報表進行分析，做問題分析等等。

 

類型分完之后，下一步要做的，就是如一線的工人一樣，將操作類的工作標準化和模塊化，在工作的過程中盡量追求同步化。

 

這樣，我們的操作類工作效率就會被大幅度提高。下面，我們就以郵件為例，來示范。

 

郵件是商務人士和管理人員每天一定會做的工作內容之一。無論是上下級的信息傳達，與客戶的溝通，與同事的協調，郵件都是我們日常工作中，不可或缺的重要溝通手段。但也恰恰是閱讀郵件，回復郵件，非常浪費時間。

 

怎樣才能從繁瑣的閱讀、撰寫、回復郵件中脫開身，有時間去做思考的事情呢？很簡單，我們將郵件的處理規則和過程做如下調整，標準化。

 

1、立即回信。

 

我們花在郵件上的時間，一般有三塊，看信時間，思考怎么回復的時間，寫回信花費的時間。

 

很多人易犯的錯誤是，看一下郵件，不立即回復，而是去忙其它的事情，等忙回來，回復的時候，又得看一遍。如果中間他再被別人打攪一下，還得重復理思路，浪費半天去接續思路，再看一遍。其實這些都是在浪費時間。

 

最簡單有效的方式，就是讀完立即回復。

 

因為一般在讀郵件的同時，我們就會思考。其實讀完，應該怎么思考也就同時成形了，之所以不立即回復，是養成的習慣不好。

 

所以，在回信這件事上，你干脆將自己的作業方式規范為：立即回信。標準化，固定下來。效率自然就高了。

 

2、零秒判斷。

 

很多人在處理郵件中易犯的另外一個錯誤，是花了太多時間去思考。

 

其實這個大無必要。郵件傳遞的初衷，就是為了快捷，快速通知或者告知一個人相關的信息。

 

我們要做的，也應該是快捷地告訴或回應對方。

 

從這個角度講，處理絕大部分的郵件不需要收集太多的資料，而是根據郵件所提供的信息和資料，可以快速判斷。

 

如果實在是馬上處理不了，就立即回復，告知對方，自己已需要多長時間去準備資料或什么時候能答復對方。

 

這樣的好處是，將信息現場做了判斷，對方和自己都知道下一步做什么，而不必再返回頭重復看郵件，浪費時間。

 

3、寫或回復郵件盡量短。

 

是的，短，越短越好。既然商務和工作郵件是為了傳遞信息而存在的，那就做到一份郵件一眼看明白。要達到一眼看明白的效果，只有一個方法，就是：短！

 

如果是寫給別人的郵件，盡量不超過 20 行，也就是一眼從頭看到尾的長度。除非要解釋，或者追加，如果只是告知類，或者回應類的郵件，回復郵件一句就夠了。

 

如果需要追加、告知或回應，遵循同樣的道理，不超過 20 行。這不僅有助于閱讀和處理郵件效率的提高，也能幫助提高自己的表達能力。

 

4、提供兩個以上選項。

 

寫郵件給別人，或者回應郵件給別人，目的都是為了溝通。

 

為了達到快速溝通，達成一致的效果，告知類的，將目的講清楚就行。如果是協商和征求答案類的，則最好提出方案。

 

減少討論最有效的方法，就是不討論。

 

比如，如果是協商開會，直接給出你認為自己和對方合適的兩到三個時間段，這樣，對方只要選一個就行了。如果是給對方建議或參考答案，也同樣給出兩到三個，這樣，你充分表達出了你的觀點，而對方也可以明確知道你的答案是什么。

 

在郵件中，盡量不要寫又長又臭的文章，也不要寫模棱兩可的回應和答案。這樣，既能減少對方思考的時間，又可以杜絕對方反復追問的機會，對誰都省時間。

 

5、不過夜原則。

 

不管是重要的含有重大方案資料傳遞的郵件，還是簡單的溝通郵件，原則上，都執行不過夜原則。

 

長則可半頁，短則只要一兩個字：如閱、知道、明白之類。

 

不管長短，你都應該盡量在下班之前回應完畢。這樣一來，對方和自己都不必再花額外的時間溝通。

 

如果是遇到出差，或者自己有其它的事情忙耽誤，無法在下班之前回復，則至少要在當天晚上休息之前回應完畢。這樣，不管是自己，還是對方，都可以將未盡事宜，在第二天一上班的時候，列入新的工作日程。

 

3

用體系式思維構建和培養

自己的良好工作習慣

 

每個人的工作內容是不盡相同的，因此，在實際的操作中，我們不應該只是生吞活剝我上面這樣的方法，應該是基于自身的特點，自己工作的特點，用體系式的思維，去構建適合于自己的方法，從而培養出自己良好的工作習慣來。

 

在這里，我根據自己的理解和經驗，梳理一下體系式思維的要點。

 

1、不依賴能力與感性。

 

人的能力越強，就越不擅長依賴體系。但問題的關鍵是，能力是有邊界的，邊界范圍內的工作，其效率和質量的提升，靠的其實不是我們錯誤以為的能力大小，而是效率和技巧的應用。

 

同樣的時間或者資源限制下，效率越高，彰顯出來的能力就越大。從這個角度講，有效利用體系式思維，其實可以擴大自己的能力邊界。

 

2、不依賴意志力。

 

人的天性是懶惰的。誠如上面所說的，如果你不給自己限制寫郵件和回復郵件的行數，你就會自由發揮，不受限制，越寫越長，其實這是一種時間和資源的浪費。

 

同理，如果你不限制自己回復郵件的時間，你肯能會拖長回復郵件的時間，從而影響到別人和自己的工作效率和質量。

 

所以，設置起碼底線，束縛住自己不良的習慣，盡量發揮出自己好的東西，有助于我們降低對意志力的依賴，減少心情和情緒對工作的影響。

 

3、不依賴記憶力。

 

記憶力是最靠不住的，因為我們會被打攪，打斷，被影響。盡量依靠可以幫助自己提升記憶力的方法，如表單、表格、電腦工具、APP 軟件等。

 

這樣，我們的壓力就不會都積壓在記憶這跟弦上，讓它繃得過緊。這樣，我們可以去多做一點其它價值更大，更有意義的事情。

 

我希望我總結的這個個人效率的解決方案，對您也一樣有價值，有用。