【作者】張曉燕

【來源】人人都是產品經理

【編輯】善小倩

 

當談到項目經理的工作職責時，很多人腦海里蹦出的第一個詞就是“做計劃”。的確，項目經理的日常工作與計劃這個詞密不可分。

 

本文中所討論的“計劃”特指“項目進度計劃”，筆者將分享一些在做計劃時的實踐和感悟，供大家參考和借鑒。

 

一、計劃是什么？

 

PMP的定義中，項目進度計劃展現活動之間的相互關聯、以及計劃日期、持續時間、里程碑和所需資源。

 

可見：計劃不是簡單地只有時間節點，其中包含了依賴關系、任務估算、目標分解和資源日歷等眾多內容；而且在計劃的背后，隱含了時間、范圍、成本的相互制約和平衡，干系人的溝通與確認，最長路徑識別與風險管理等等。

 

做計劃著實是一種整合的藝術。

 

二、我們為什么要做計劃？

 

筆者認為，計劃其實是團隊對于目標的承諾。

 

團隊對計劃的看法，其實就是對“目標”和“承諾”的重視程度。

 

為什么要做計劃，筆者認為主要原因有以下幾點：

 

• 團隊對于產出需要有時間目標和心理預期；

• 團隊需要對交付時間達成一致并作出承諾；

• 團隊需要計劃來對未來工作進行合理規劃；

• 通過計劃和實際之間的偏差統計，可以幫助體察團隊狀態。

 

三、我們如何做計劃？

 

在筆者經歷的“智能醫療”和“網易大數據”兩個項目中，分別采用了“固定范圍，靈活時間”和“固定時間，靈活范圍”兩種不同計劃方式。

 

1. 固定范圍，靈活時間

 

這種方式需要明確版本范圍，依據范圍進行任務分解和估算，然后通過任務的依賴關系、資源的安排情況來進行規劃，從而得到項目計劃。

 

這種自上而下的小瀑布模式，在傳統項目管理中被普遍采用，團隊接受度也普遍較高。當發生變更或實際和計劃發生偏差時，往往延遲版本發布。

 

其缺點也比較明顯：如目標容易不聚焦、變更的影響往往較大、容易采用加班、降低質量等手段來追趕進度等。

 

2. 固定時間，靈活范圍

 

這種方式也稱為固定時間盒，時間計劃已提前規劃好，然后依據時間盒來確定需求范圍。

 

四、做計劃的過程中會遇到哪些問題？

 

筆者目前在項目中采用固定時間盒的計劃方式，在做計劃過程中遇到的問題和采取的解法如下：

 

問題：團隊反饋某項功能在一個規定的時間盒內做不完，團隊要求延長時間盒

 

解法：

 

如某項任務估算較大，可能需要更合理地進行WBS，同時任務粒度拆分也有助于降低風險。同時需要明確“時間盒不等于上線”，一個時間盒內可以多次上線，一項任務也可以持續多個時間盒。

 

問題：版本間的功能總是有差異，如何使每個階段的盒子固定下來呢？

 

解法：

 

時間盒的固定，可以依據歷史經驗、團隊評估、或對交付頻率的要求來確定，對于需求、交互、視覺等設計階段，因其特殊性可進行少量協調，原則上需保證開發階段時間盒的一致性。同時，團隊往往容易陷入依據范圍來確定時間的工作模式，需要及時調整和糾正。

 

問題：如果實際進度已經延期了，是否需要調整計劃？

 

解法：

 

如果實際進度延期較嚴重，建議調整版本計劃，并標明調整原因。若少量延期也可不做調整，后續階段追趕達到目標（注意對于時間目標不可變的情況不適用）。

 

問題：版本過程中需求變更頻繁，導致延期嚴重。

 

解法： 

 

固定時間盒的原則就是依據時間來調整范圍。當固定的時間盒已經排滿，若塞進更重要的東西，則需要拿出不那么重要的東西，一直塞的結果是盒子爆掉、任務一直做不完、版本一直延期、產出的目標和質量都不如人意。

 

五、計劃如何做的更好？

 

如果迭代頻率合適、延期率很低、任務拆分明確、工作量估算合理，就是好的計劃嗎？項目計劃如何提升和改進呢？

 

1. 圍繞目標

 

項目計劃一定要與項目目標強關聯，合理的計劃一定是為達成目標而服務的。

 

比如：

 

項目處于時刻變化的市場環境中，那么評估項目計劃的標準一定是對于需求變更的反應程度，團隊是否可以適應變更并快速調整，才是關鍵；

 

如果安全性和穩定性是項目目標，那么項目計劃需要盡可能細粒度，每個節點的責任人和交付時間都需要明確，同時輸入輸出標準需要嚴格把關；

 

如果項目涉及到多團隊合作，那么在計劃中體現各環節的銜接，保證對團隊對計劃達成一致就很重要。

 

因此，衡量項目計劃的標準，一定是要保證在合理的時間內，做真正重要的事情。

 

2. 接受變化

 

傳統的瀑布型項目中，項目計劃往往細致而嚴謹，每一個節點都要保證按期交付，如果實際進度有偏差，一定是通過進度調整來保證按計劃進行。

 

而在敏捷的理念中，事情必然會發生變化、需求必然會發生涌現，進度不是關鍵，如果發生了變化，比如需求變更、范圍調整、團隊變化、甚至是目標變更，更合理方式一定是調整計劃，甚至推翻原有計劃重新來做。

 

但是這種變化不是隨意的，一定需要對每一次調整進行總結和反思，來逐步優化改進。

 

3. 看的更深

 

每一個項目計劃的背后，包含了時間、范圍、成本的相互制約和平衡，干系人的溝通與確認，最長路徑識別與風險管理等等。

 

每一個時間點背后，一定隱含了一項或者多項最關鍵的因素。

 

當某一個環節出現問題、某一個節點延期，需要看到背后的原因，并從項目計劃中分析帶來的影響，從而做出最合理的決策來解決現有問題。

 

并非所有問題都會對項目本身的完成產生根本性的影響。

 

項目的邏輯在于，使用較低成本，較快較好的完成既定目標。抓準主要矛盾，適當取舍，才是最佳的解決方案。