【來源公眾號丨Wikihow】

【編輯丨善小花】

辦活動看起來像個異常艱巨的任務。若沒有事先規劃與考慮，的確是很難。為避免此問題發生，我們將指導你如何通過提前數個月做準備，以便你能在活動當天保持冷靜。

部分1：提前數月策劃

1、明確定義活動的目的。

懷著明確的目的能幫助你把活動導向正確的方向。你是否規劃此活動來教育社區？說服潛在捐贈者提供資金？為某個特別人物或群體慶祝？盡量縮小范圍。無論你做什么（教育、勸說、慶祝等），你為什么要辦這個活動呢？
想一想宗旨聲明與成功框架。當你明確知道自己要做什么，事情將會變得更容易！

2、設定目標。

你真正想要達到的目標是什么？不是你想要多少人前來，也不是該活動是否真的熱門，而是你想要此活動產生什么結果？5人成為組織新的一員？籌到1000塊錢？改變人們的想法？使人們感到興奮？
思考你想要從活動中達成的三件事，專注使它們成真。也許你可分為財務目標、社會目標及個人目標。這完全由你決定！

3、聚集志愿者。

擁有不同技能的好隊員是必要的。無論是制定計劃和預算，還是制作邀請函和海報、迎賓及事后費力的清潔工作，他們可以在所有事情上助你一臂之力。換言之，他們可以幫你把事情做好。如果可以，請尋找你信任的志愿者！

確保團隊成員與主管跟上你的計劃進度。合作使工作更容易進行。當你尋求他們的幫助時，盡量一開始就給予他們完整的信息，包括對他們的期望與所要求的參與度。

如果你所在的處境難以尋找志愿者，你可雇傭一群人。這完全取決于你主辦的活動類型。活動場地也許可以提供人手，或者你也可以透過第三方人力中介機構尋找幫手。

4、準備預算。

預算里應包括所有可能的開支、收益、贊助和臨時花費。如果你沒有預算，最后可能會抱著厚厚一疊發票，錢包空空如也，而你還不清楚到底發生了什么事。從一開始就務實一點，活動當天才不會措手不及。
尋找維持低成本的方法。你是否可以讓志愿者免費干活？考慮較便宜的場地（比如他人的屋子）？記住：順利進行的簡單小聚會遠比失敗的光鮮派對更讓人印象深刻。

5、決定時間與地點。

這是活動中最重要的事。怎么樣的時間與地點會讓人們有“是的，我將出席那個活動！”的感覺？你必須定個所有人都有空的時間，以及位置方便的地點。當然也必須是你負擔得起的地點！

檢查你所在社區的日程表，并把活動受眾納入考量。如果你的目標是全職媽媽，那么白天在社區附近舉行活動就是最佳抉擇（也許你可提供照看小孩的服務？）。如果你的活動對象是學生，可選擇周日晚上在市區進行。如果可以，請選擇他們本來就會去的地方。
當然某些場地需要預訂。盡快聯絡你打算使用的場地。他們可能比你還要忙！

6、考慮物流。

各個方面的物流。怎樣安排停車？殘障通道呢？你可以對空間大小做什么？你將需要什么器具？你將需要哪些額外物品（比如演講者的飲用水、獎章、手冊，這些都將是一筆額外開銷）？你真正需要多少人才能使活動順利進行？

重要的是讓自己（與團隊）坐下來一會兒，好好考慮活動各個方面。是否有可以預見及預防的困難？是否有需要安排住宿的特別來賓？是否需要做出一些例外安排？

7、考慮推廣與廣告宣傳。

籌備工作如火如荼進行時，你也需準備海報草圖。海報應包括暫定的日期、時間、地點、主要嘉賓、活動名稱以及活動主題或結語。由于時間還早，你可以慢慢做這件事，但最好是現在就催促團隊做一個初版海報，看看能如何整合。

你也需想一想其它推廣方式。群發電郵？普通郵件？微博、微信以及市面上諸多活動網站？活動前你需要怎樣招來人潮？活動時又該如何留住人潮？

8、組織自己的思緒。

你現在很可能覺得自己像個就要被砍頭的雪貂一樣。深呼吸，然后打開Excel。為活動草擬一份時間表。準備幾張電子表格組織思緒。雖然現在這些看似不必要的文書工作，但在兩個月內你將會非常感謝過去的自己設想周到。

為每項活動制定時間表（注明期限）。寫下每個人的名字，以及何時何地需要他們的幫助。這樣你可以組織自己，并順利處理日后其他人提出的問題。

部分2：提前2周組織活動

1、確保每件事情獲得批準，且進展順利。

確定日期、地點、主要來賓、工作人員、活動名稱及結語。是否有可能會出問題的地方？最后一分鐘的人員調動是否可以順利到場？此時所有的東西應已定案，并以永久性墨水記錄下來。

2、與團隊會面。

就預算、時間安排等事項獲取團隊成員與主管的批準。現在是弄清楚所有問題的好時機。每個人都知道了自己的責任？他們是否對任何及所有議題感到滿意？

再一次與團隊成員和志愿者會面，集體討論可能產生的問題。這也是擬定行動計劃的完美時機。
確保團隊沒有任何內部問題。與所有團隊領導、成員及志愿者保持聯系。

3、把工作委派給不同的人，讓有經驗的人協調所有活動。

如果是大型活動，那就讓不同的人協調不同的活動，并由一人負責監督。團隊領導應被團隊成員所信任。

當人們進入會場及活動開始時，最好安排一兩個人花時間與參與者會面、打招呼并宣揚此活動。基本上他們是接待委員，負責提升士氣，并讓人們知道自己在此活動中受到很好的照顧。

4、確保更新與活動相關的網站。

你可能已在各大微博、博客上進行宣傳，但還有許多其它網站可供你使用。QQ空間、人人網或各論壇是一般人會想起的三大例子。如果你還未聽說過這些社交媒體，現在就上網瀏覽！

當然如果你有自己的網站、博客、微博甚至是臉譜網，也別忘了在那里宣傳。你可以發送提醒信息、設置照片并檢測人們對活動邀請的回復。你越活躍，你的存在就越廣為人知。

5、募集贊助和代表們的其它金錢來源。

在即將到來的數周，你將面對許多開支，而且你也不想要完全自掏腰包！至少籌一些錢來支付首付金，比如場地、設備、承辦餐飲的業者？甚至在活動還未進行前，你可能需要預先為一些人、地方或事物付款。

確保你有一套系統來處理收據、確認書、發票和一般文書工作。你將需收好所有文件，以供稍后參考，所以一開始處理得越有條理越好。特別是在應付一些瞎扯廢話的公司時，此步驟十分重要。

6、宣傳活動。

準備小冊子、發布廣告、通知媒體、發送郵件、打電話、給社群發送信息，并拜訪潛在參與者或贊助商。人們還能通過什么方式知道此活動？確保你發布的信息完整，只給人們留下幾個問題，畢竟你需要引起他們對活動的好奇心！

考慮目標受眾。如果你嘗試接觸老年市民，那就不能花時間在網上發布照片或信息。你應走進老年市民常去的地方，利用他們也使用的工具。盡量確保內容可理解及正常。

7、備齊活動所需物品。

這些物品可能包括獎牌、游戲、紀念品、獎品或證書。外行人可能會忽略了許多小細節和小玩意兒，但你了解每一個角落，并知道要用什么填滿它們。切勿忘了桌椅、音響設備、指示牌、桌布以及所有重要的大事！

是否還有哪些事情需要你坐下思考？不要停止思考，直到你找出自己忘記的5件事，小至鋼筆、急救藥箱、電池、冰塊及延長線之類的所有事情。你必須確保無論發生什么事，你都已做好萬全準備。

8、安排每一件事。

安排拍照與錄影。安排來賓的交通。為清潔人員安排食物。列表可以一直繼續書寫下去，但這樣的話你將永遠無法辦好活動！

安排食物和茶點。這也是為殘障人士等安排特殊照顧的時候。查看是否有參與者是素食者或有其它特定的飲食需要。
安排桌椅、背景板、麥克風、揚聲器、電腦、液晶投影儀及領獎臺，總之不錯過任何需要在會場設置的設備。

9、準備聯絡名單。

你需要所有團隊成員的相關電話號碼、地址及電子郵件地址。此外，也需為貴賓及任何物品和服務供應商制作一個類似的聯絡名單。當某人沒有出現或遲到，你可以透過這方面的信息尋找他們。

比如說承辦宴席者沒有準時抵達。你會怎么做？你可以拿出這些方便的名單，打電話聯絡他們。他們以為你要90公斤的手撕豬肉？好吧，隨便什么事情。你把名單交給某個工作人員，讓他驅車前往名單列出的地址解決問題。你避免了一場危機的發生。現在你知道永遠不能再與這家公司預定餐點，或是下次給予更明確的指示。

10、與團隊成員參觀場地。

看看該場地的四周，評估停車位、廁所、休息室、布置以及各種出入口。看看附近是否有些地方，可讓你在緊急狀況下影印文件、打電話或購買任何東西。基本上，你必須像了解自己的手背一樣了解這些地形。

和場地聯系人交談。他們比任何人都了解這個場地。該場地是否有你需要知道的任何問題？是否有任何時間限制？門是否會在特定時間上鎖？愿上帝保佑，近期是否有預定的火警檢查？

部分3：活動24小時前的準備工作

1、保持冷靜。

你已走到這一點。保持鎮定，不要讓自己焦慮、慌張，這一點非常重要。你越冷靜，團隊就越冷靜，活動也將越順利進行。再說，這一切很快就會結束了！

你已走到這一點。你已做好了所有基本準備工作，你想到了所有可能發生的問題。如果真的有任何地方出錯，你知道該怎么處理。記住，沒人會責怪你。無論是愛吵鬧的賓客還是難吃的食物，人們知道你無法控制所有事情。所以放輕松，不會有事的。

2、與團隊進行最后的報到確認。

確保你告訴每個人如何及何時必須到達會場。你不會想要在活動當天，整隊人不斷打電話向你詢問會場后門在哪里。

即使沒有人前來提問，你仍需盡量分析他們的行為。每個人都了解自己的職責？大家都能和睦相處？如果不是，請和他們談談，看看你是否可以解決問題。或許某人比較適合另一個部門，或是與其他人合作。

3、檢查所有邀請與回復。

用電子表格創建一份受邀名單，然后計算總數。在大部分活動中，回復邀請的人數不代表真正出現的人數。可能有50人說他們會來，但最后來了5人或是500人。所以盡管你應知道出席人數，但也需做好準備處理參與者過多或過少的狀況。

當你進行此步驟時，也請順便提醒貴賓這項活動。你將會驚訝有那么多人會恍然大悟地說：“啊，是的，活動是在明天，對吧？”只需簡單地打電話或傳短訊，就能避免上述狀況。

4、到會場檢查是否一切準備妥當。

房間是否干凈、可用？所有電子設備是否都設置好了，而且看起來運作正常？如有必要，你是否可以預先加載任何設備？工作人員是否已做好相應準備？

檢查活動人手是否足夠。當然，最好有超出你需要的人手幫忙。你可能需要有人迅速去辦點急事、照顧賓客需求或是處理你沒有預料到的問題。或者就只是單純地給你取一杯咖啡。

5、準備給參與者的禮包。

里面可能包括一瓶水、小吃、筆記紙、一支鋼筆、小冊子以及他們需要的任何資料。把小紀念品包括在內也是不錯的主意。這是很好的行為，可使人們確信此活動經過深思熟慮、精心策劃，而且也將令他們覺得備受重視。

你可以為賓客、工作人員或兩者都準備禮包。畢竟誰不喜歡免費的燕麥條和鋼筆呢？

6、制作活動進行表。

這是根據時間和（或）房間分類的所有活動相關信息表。針對重要活動準備每分鐘的議程。此表的格式由你決定。只需盡量簡化內容，以方便閱讀。

如果你是A型人（有闖勁、愿意長時間工作），而且極其勤勞，你可能發現制作不同的進行表很有用。演講者可能需要其他演講者的信息列表，以及他們會在何時何地發表演說。工作人員也許只需要設備、時間以及善后計劃等清單。如果你有時間，制作這些列表也許會有幫助。

7、將需要帶到會場的東西一一列出來。

想一想如果你到了會場，每樣東西、每個人都在那了，唯一缺少的就是你忘了從家里帶來的12000個杯子，那是多么糟糕的情況？真是大失敗。現在你毀了一切。所以準備好清單，再三檢查，然后帶上所有需要的東西。

如果東西分別在數個地方，那就分配不同的人進行不同的任務。這樣的話，在活動當天你才不用花8小時四處奔走，聚齊一切東西，以致最后崩潰。無論俗話是怎么說的，總之人多好辦事。

部分4：活動當天的管理工作

1、與團隊成員和志愿者提早抵達活動場地。

確保每個人都在場，所有電子設備也操作正常。最后一分鐘是否還有什么問題？如果有時間，你可以分發汽水給大家、說一些鼓舞士氣的話，然后休息一會兒！你們已經走到這一步了，而且已經準備妥當。

確保主辦方佩戴顯眼的徽章或其它明顯的裝置，方便參與者在有需要時可以求助。有時候僅僅是相同顏色的服裝（例如卡其色）是不夠的。

2、把場內和場外所有東西擺放好。

你是否需要在郵箱上放置氣球？在角落擺設海報板？放在門口及走廊又如何？如果賓客必須穿過名副其實如迷宮般的路線，那么放置越多指示牌越好。

在建筑物前放置歡迎橫幅及其它信息格外有用。畢竟你想要人們從街上就能一眼看見自己該去的地方， 而沒有任何疑問。

設立接待處和登記處。賓客一進門時應能明確看到他們需要做什么。否則他們只會帶著不確定與不安的感覺四處溜達。你是否還記得我們討論過的接待委員會？安排某人在門邊歡迎賓客，并回答問題。

播放一些音樂！ 音樂可以消除尷尬，否則會場會彌漫一股不自在的氣氛。

3、確保相關人士了解正在發生的事。

如果演講人遲到，你們必須要有拖延策略。如果用餐時間比預計更久，他們需要知道時間表的變動。活動一般很少會照著計劃順利完成，所以如果你偏離了軌道，確保開放溝通管道。

4、拍照！

你可能想要擁有可以紀念的東西，而且看著有人帶著相機四處走動可令人興奮。記錄主辦方的橫幅、你的橫幅、會場入口、接待處等。也許明年你可以用到這些東西！

如果可以，安排朋友或專業攝影師負責拍照。你已經忙得夠焦頭爛額了！你需要與賓客閑談及暢飲，所以安排其他人負責拍照一事吧。

5、分發一些可以讓賓客們帶走的東西。

你可能對來賓灌輸了一些想法，并想要他們離開時可以進行一些思考，琢磨某些事情或期待他們能采取行動。所以請準備小冊子或他們可以帶回家的東西，以便活動結束后人們可以親自做一些事情。

作為此步驟的一部分，你可以舉行反饋論壇。提供他們跟進此事的方法，并讓他們表達自己的意見，他們會如何改進，他們下一次想要看到什么，當然還有他們可以如何參與！

6、清理現場。

檢查電表、拆下橫幅、搬走桌子等。如果你需要付錢租下場地，而且下次還想要到回來，你需要把它恢復成原本的模樣。他們可能因為場地狀況出問題，而向你征收一些原本可以避免的費用。分配善后工作，以便能不費力地盡快把場地清理干凈。

檢查場地，確保沒有遺留值錢的東西。如果有，請成立一個失物認領處。

如果你毀壞了一些東西，讓該場地聯系人知道這一點。最好能誠實坦白。

盡量妥當處理垃圾。維護人員將會負責之后的一切事情。

7、處理好所有活動后的工作。

取決于你辦的活動，你也許什么也不用做，也許必須處理一長串的感謝及發票。這里有一些主意，可幫助你開始：

感謝所有團隊成員，尤其是主辦方和志愿者。沒有他們，你將無法成功舉辦此次活動！

最后確定并結清帳目。你應盡快完成此事。待解決的雜事越少越好。

設宴慰勞幫過忙的人。你需要讓工作人員覺得受到感激，并讓捐贈者覺得自己為一份偉大的事業做出了貢獻。
把任何紀念品或其它出版物分給相關人士。
把發票傳給主辦方與其他單位。
把照片貼在活動網站上。

8、事后舉行檢討會議，以便下一次可以表現得更好。

完成活動并做出總結后，有什么事情是你可以換個方式進行的？什么行動湊效，而哪些不管用？你是否會選擇再次舉辦這樣的活動？你學到了什么？

如果你收到反饋意見，請一一檢視。如果你沒有獲得來賓意見，也可以詢問你的團隊！他們有什么想法？他們是否至少讓自己樂在其中？抑或是免費的燕麥條和筆有問題？

小提示

籌辦活動時不同的工作就像是各類部門。預算與賬目就像財務部，通知代表并確保他們參與活動就如同推廣部的工作，團隊管理是人力資源部，交通管理是物流部，活動策劃是營運部，而與媒體及其他方面保持良好關系則像是公關部。
決定哪些事情應該外包，而哪些工作應由團隊成員進行。外包取決于預算、時間、質量、工作的重要性等。
所有需要準備的文件清單：
預算
活動時間表（活動中每項節目的時間安排）
邀請函
受邀名單
行動計劃
時間表（工作完成時間表）
記者招待會材料
演講詞
參與者名單
比較記錄（附上演講者簡歷）
議事日程
每一分鐘的時間安排
聯系名單（主辦方的手機號碼）
需要準備的東西清單
需要完成的事項清單
活動報道（供給媒體及其他方面）
在活動當天安排人負責：
全場協調
表演者休息室
食物
舞臺活動
司儀
電腦、液晶投影儀
攝影師
接待處
人群管理、人群公關
停車場
保安工作
分發各種東西（給特定人士及參加者的禮物、證書）
活動前安排人或籌委會負責：
贊助商
本地參與者
主要嘉賓、演講者
設計、印刷、收集及評估文章
獎品、紀念品、禮物、橫幅、證書、手信
交通、承辦酒席者、場地安排、布置、背景幕、停車場
媒體、公關、宣傳營銷
選擇場地及議價時需考慮的因素：
場地容量（代表人數，排除流動性代表）
食物供應（如果備有食物）
時間安排（活動在該場地何時開始及結束）
燈光配置（如果是夜間活動）
是否有空調
是否提供所需設備（麥克風、揚聲器等）
講臺上擺放的家具（桌椅、桌布）
是否允許有音樂或娛樂（非正式節目）
后備電源
場地是否容易到達，無論它是否位于市中心，代表們能否順利抵達？
主辦房的特別房間、化妝間等
總成本
當某人提供幫助（包括金錢上的幫助），立即給予回應并真誠地感謝他們。
保持微笑。對每個人彬彬有禮，包括團隊內外的所有人。
決定日期時需要考慮的因素：
主要嘉賓及其他貴賓是否在那天有空
受眾可以出席的最佳日期
所有工作需準時。如果你遲到，請即時通知你需要向其報道的人。
主動四處走走，尋找有什么你可以幫忙的待辦事項，一看到就立即著手處理。
發生問題時不要責怪他人，也不要放在心上，引起緊張氣氛，應盡力解決問題。
除非你有建議或解決方法，否則不要批評任何人。
任何時候都不要把分派給你的工作及責任轉分給其他人。
如果你借任何東西，需要負責在規定的時間內歸還。
不要重犯任何錯誤。
計劃是必要的。在團隊會面時計劃“要做的事”。然后堅持遵循計劃。
在較小型的小組會議里計劃“怎么做”、“活動應該怎么進行”等，這項步驟也是同等重要。
想法最需要的是適當的執行，為活動的成功一直計劃到最后一刻…
穩打穩扎。不要匆忙溝通。否則只會浪費更多時間。
以高昂的士氣與積極的態度對待每個人。不要向任何人乞求。
對你的工作負責任。
無論工作是否成功完成，都可自愿地在規定的時間向分派工作給你的人報告。
記下所有重要細節。
懷著愉快的心情，尤其是當你置身于人群中。
不要離開你被安排或所負責的柜臺或座位。
警告
做好應付任何狀況的準備。有時候事情會失去控制。如果你是團隊的一員，當有人沖著你嚷嚷時，請不要為此生氣（也許那個人很緊張）。如果你是協調員，不要緊張或驚慌。冷靜地處理事情。嘗試想想將會發生什么狀況，而到時候你可以做些什么。
不要驚慌或緊張。冷靜的思維將在適當的時間帶來更好的成果。