【作者 | 善小花】

【編輯 | 第十七】

我們都知道，在工作中需要不斷和同事去進(jìn)行溝通，通過(guò)相互協(xié)作的方式來(lái)提高工作效率，不斷推進(jìn)工作進(jìn)程。那么，在這一個(gè)系列動(dòng)作中，溝通是起到關(guān)鍵步驟的。

因此，我們就不得不提到一個(gè)詞，叫做溝通成本。什么是溝通成本呢？百度百科上給的解釋為：溝通成本有三種，一是直接的時(shí)間成本，二是溝通不利的或有損失，三是溝通之于職場(chǎng)發(fā)展的價(jià)值。

也就是說(shuō)，假設(shè)溝通不當(dāng)?shù)脑挘瑫?huì)直接延長(zhǎng)了工作時(shí)間，甚至?xí)?dǎo)致一件事情沒(méi)有做好，更嚴(yán)重的是，這件事情沒(méi)做好的話，可能還會(huì)影響你的職場(chǎng)晉升之路。

那么，降低溝通成本，提高溝通效率，是更好開(kāi)展工作的必須之路了。小花從事的是很雜的新媒體運(yùn)營(yíng)工作，平時(shí)要對(duì)接溝通很多不同的人：本公司的同事，用戶、合作方等等。某天，在我和這些人溝通的過(guò)程中，我忽然想起了溝通成本這個(gè)詞。于是，我決定去采取一些方法，降低我的溝通成本。

以下，是我經(jīng)過(guò)實(shí)踐后，得出的一些小方法。
 
1、 和同事之間的溝通：要一針見(jiàn)血，簡(jiǎn)單明了。
 
工作中必不可少的是要和同事進(jìn)行溝通，對(duì)工作進(jìn)行交接。這個(gè)時(shí)候要如何保證降低溝通成本呢。最簡(jiǎn)單的方法是，要講事情說(shuō)的簡(jiǎn)潔明了，一針見(jiàn)血。
 
能用圖片+文字的形式去說(shuō)明工作，就不要單純用文字來(lái)表示。如果只能用文字表示，建議用一二三四的序號(hào)標(biāo)記好要點(diǎn)。總之，你要把你對(duì)接的那位同事當(dāng)傻子，保證她在接收到你的信息時(shí)，能夠立刻明白你需要她去做什么。如果他不明白，再反問(wèn)你到底要做什么，那么你們之間的溝通成本，就一定是非常高的。
 
其次，還有一點(diǎn)是需要說(shuō)明的，如果你和對(duì)接的同事離得很近，那么請(qǐng)直接用口頭說(shuō)的，因?yàn)槲⑿拧⑧]件等工具，效率又慢，還容易理解不清。
 
 
2、 用郵件進(jìn)行合作說(shuō)明。
 
運(yùn)營(yíng)在工作中自然會(huì)遇到很多合作方，和合作方有的合作是不需要簽訂合同的，屬于口頭約定的合作行為。這個(gè)時(shí)候，在雙方確定要進(jìn)行合作后，我建議用一封郵件來(lái)確定合作行為和約定合作細(xì)節(jié)。
 
為什么呢？因?yàn)榧?xì)節(jié)很多，有時(shí)候工作太忙容易忘記。那么當(dāng)你發(fā)過(guò)一封郵件給對(duì)方后，雙方都可以很清晰知道自己要做什么，就不用在之后的溝通過(guò)程中，一直去反復(fù)強(qiáng)調(diào)，這個(gè)我們當(dāng)時(shí)是怎么約定的，那個(gè)我們準(zhǔn)備怎么做啊。
 
還有一個(gè)好處是，當(dāng)你做合作（活動(dòng)）復(fù)盤(pán)時(shí)，這份約定了合作細(xì)節(jié)的郵件，可以幫助你減少很多復(fù)盤(pán)的時(shí)間。
 
當(dāng)然，一個(gè)最重要的好處是，用郵件約定后的合作，可以在一定程度上約束雙方，防止對(duì)方突然毀約。
 
 
3、 重要會(huì)議提前列提綱。
 
很多公司喜歡開(kāi)會(huì)，但是也有很多人發(fā)現(xiàn)，往往很多會(huì)議是開(kāi)了半天，也沒(méi)得出什么有用的結(jié)論，完全是在浪費(fèi)時(shí)間。這實(shí)際上也是在無(wú)形中增加中溝通成本。
 
那么，在一些重要的會(huì)議中，如何提高會(huì)議效率，節(jié)省大家時(shí)間呢？我個(gè)人的方法是，提前列好會(huì)議提綱，并且在會(huì)議開(kāi)始前半個(gè)小時(shí)，告知所有與會(huì)人員，我們的會(huì)議將圍繞這幾個(gè)方向展開(kāi)，大家提前思考下。
 
當(dāng)然，只是列提綱還是不夠的。如果你是會(huì)議的把控人的話，注意依據(jù)這份提高，把握好會(huì)議的節(jié)奏，不斷去推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程。
 
 
4、 及時(shí)梳理要做的事情
 
如果對(duì)方給你一項(xiàng)工作，或者你進(jìn)行了一場(chǎng)會(huì)議后，發(fā)現(xiàn)自己要做的事情很多，怎么辦。這個(gè)時(shí)候，最好的方法，是趁著大家都在，趕緊將自己要做的事情梳理一下，每一項(xiàng)每一項(xiàng)列出來(lái)，同時(shí)還要清楚deadline。
 
做好梳理后，和大家對(duì)接一下。確認(rèn)沒(méi)有問(wèn)題后，再去開(kāi)展工作。這實(shí)際上會(huì)減少你的二次溝通，以及不會(huì)讓你在工作中出錯(cuò)。
 
 
5、 緊急重要的事情請(qǐng)電話說(shuō)明
 
如果一件事情很重要，急需上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。那么就請(qǐng)一定不要用微信或者短信的方式，因?yàn)檫@樣別人可能不會(huì)立刻看到，給不了你及時(shí)的回復(fù)。最好的方法，是立刻打電話，說(shuō)清楚事情的重點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。
 
那么，如果給領(lǐng)導(dǎo)打電話，領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有接，要怎么辦呢？請(qǐng)看第6個(gè)建議。
 
6、 提前預(yù)留好時(shí)間
 
對(duì)于重要的，需要確認(rèn)的事情，例如需要領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的、需要合作方確認(rèn)的，那么最好提前預(yù)留好時(shí)間，給對(duì)方充分的時(shí)間來(lái)做確認(rèn)。
 
比如姑婆和一個(gè)合作方要舉辦一場(chǎng)活動(dòng)，活動(dòng)是周一舉辦，那么我會(huì)提前到上一個(gè)周五去讓他確認(rèn)文案等細(xì)節(jié)的東西，因?yàn)槎囝A(yù)留一些時(shí)間，可以讓溝通更順暢，也不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。
 
7、 節(jié)省中間溝通環(huán)節(jié)，讓一線去對(duì)接。
 
如果你是領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別的話，那么要是想提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)間的工作效率，比較好的方法是，不要讓自己去做中間人，還是讓一線的工作人員，直接去對(duì)接。這樣，既可以節(jié)省你的時(shí)間，同時(shí)也可以讓兩位對(duì)接人更清楚自己要做些什么。
 
例如，其他部門(mén)的同事要讓你們部門(mén)的同事去做一項(xiàng)事情，那么你可以直接推薦給他一位能夠?qū)⑦@件事情做好的員工，讓他們兩個(gè)進(jìn)行細(xì)節(jié)對(duì)接，你只要把控一下最終結(jié)果，確定不出錯(cuò)即可。
 
8、 盡可能保證實(shí)時(shí)在線
 
最后一點(diǎn)，其實(shí)是對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的一個(gè)要求。就是，你最好能夠保證實(shí)時(shí)在線。這樣，如果員工有什么需要你確認(rèn)的事情，即使他沒(méi)有預(yù)留好時(shí)間，你也能因?yàn)閷?shí)時(shí)在線而不耽誤工作進(jìn)程。

以上是我對(duì)于如何降低溝通成本的一些小經(jīng)驗(yàn)和小心得，總體來(lái)說(shuō)，比較適用于一些小公司。希望能對(duì)大家有用。