【作者丨善小花】

 

無論是線上活動還是線下活動；無論是從用戶獲取維護的角度出發(fā)，還是從產(chǎn)品宣傳推廣的角度出發(fā)；每個運營，每年都要做好幾場活動。

 

線上活動的形式和玩法都很多。相對來說，線下的活動會更加套路化一些。此前，我做線下活動的經(jīng)驗比較少。但最近一個月，我策劃、跟進、執(zhí)行了一場線下活動后，找到了做線下活動的14個套路，涵蓋整個活動周期。

上圖主要是依據(jù)我之前策劃執(zhí)行的姑婆G Talk上海沙龍的經(jīng)驗而成。對于線下的沙龍、會議、分享類的活動都比較適用。接下來，具體說說每項細節(jié)。

 

1

 

活動前：漫長的籌備期與執(zhí)行期

 

我把活動正式開始之前的時期，都稱之為活動前。具體又分為籌備期和執(zhí)行期。其中籌備期是指對活動策劃、構(gòu)想階段；執(zhí)行期則是確定好活動主題后，去不斷推進活動進程。

 

1、策劃案

 

想做活動，策劃案要先行。一份完整的活動策劃案，應該包括以下幾點：

 

 

 

包含了這些要素的策劃案，能讓領導明白你要做一場什么樣的活動，活動的目的是什么，活動效果是怎樣的。

 

而其中，比較重要的是活動目的。活動目的，不外乎名與利兩種。設定好活動目的后，要根據(jù)活動目標去設定和判斷本次活動的預期效果、活動風險。這有利于你更好地去把控整場活動。

 

2、時間進度表

 

如果你提交的策劃案被上級同意了，我的建議不是立刻擼起袖子加油干，而是先去列一份活動時間進度表。

 

從我和一些活動運營的溝通來看，很多人反映最后的活動效果不是很理想，原因就在于活動的時間節(jié)奏沒有把握好。節(jié)奏一亂，活動也亂了。

 

我的經(jīng)驗是列一個時間進度表，規(guī)定每段時間內(nèi)要做些什么，由誰負責，deadline前必須把東西給到。保證全員配合默契，井井有條。具體如下圖。

 

 

 

執(zhí)行起來也很簡單。主負責人按這些要素制作一個Excel表格（或者是teambition等可以進行線上協(xié)作辦公的軟件）給到所有人，大家按時記錄和匯報即可。

 

3、招商PPT

 

對于線下活動來說，不花錢是不可能的。因此，活動前期需要準備好招商PPT，來以此獲得更多的資金支持，減少自己的活動成本。

 

一份完美的招商PPT，顏值在線自不必說。其次是要保證內(nèi)容，簡而言之，你要給你的招商對象看到以下內(nèi)容：這個活動是什么，這個活動能給你什么，你需要回饋我什么。

 

“我能給你什么，你能給我什么”這是商務合作的基礎和前提，不能匹配的合作都是在耍流氓。

 

當然，在做商務合作時，也不一定要給錢才行。如果雙方能進行資源置換，也是可以合作的。比如，對方免費給你提供場地，你為場地進行宣傳。

 

4、場地與嘉賓

 

對線下沙龍、會議、講座等活動來說，場地和嘉賓是非常重要的。籌備期內(nèi)一定要先確定好場地和嘉賓，否則會非常影響活動周期和節(jié)奏。

 

對于場地的選擇，我個人一般都會有以下幾個考慮：

 

價格：場地的價格成本一定要控制，能以資源置換的形式免費獲得，那是最好了。如果實在不行，也要以搭載資源置換的形式去獲得較低的價格。

 

空間：要根據(jù)活動預期人數(shù)選擇能夠足夠容納的場地。

 

交通：交通便利很重要，地鐵附近是首選。

 

設備：主要看場地方是否能提供音響、話筒、LED屏幕、桌椅等一些會議必備的設備。

 

而最終確定的場地，應該是以上幾點因素綜合后的最佳選擇。

 

其次是嘉賓。如何去挑選一個合適并有影響力的人來做分享，從而吸引更多的人來報名參加活動呢？我一般是這么操作的：

 

1、根據(jù)活動主題篩選出行業(yè)內(nèi)較為出名的個人或者企業(yè)

2、利用‘六度空間分割’理論，去找到那個人

3、和嘉賓溝通，通過他的業(yè)務經(jīng)驗、個人履歷來判斷他是否可以勝任嘉賓一角色

 

從我個人的角度來看，找到合適的嘉賓關鍵是看人脈資源。因此，平時可以多交朋友，多積累一些人脈資源。

 

活動早期的所有細節(jié)搞定了以后，緊接著就要進入到正式的準備階段了，這個階段你需要去不斷宣傳你的活動，盡可能吸引更多的人來報名參賽。

 

5、活動文案

 

活動文案，是用來吸引用戶報名的。好的活動文案，可以吸引更多的人來報名。目前，比較流行的活動文案主要有兩種，一種是簡單粗暴版，一種是故事引入版。

 

簡單粗暴版的文案，一般都是隨便嘮嗑幾句，然后開始介紹活動。這種活動文案，一般閱讀量都不太高，但勝在清晰明了，轉(zhuǎn)化率高。

 

還有一種文案，是偏向軟文。一般是由勵志故事、心靈雞湯或者是干貨引入，結(jié)尾再猝不及防給你個活動報名海報。這類文案比較適合在合作推廣的平臺上發(fā)布。

 

但不管用這兩種文案里的哪一個，一篇活動文案都要包含以下幾個活動內(nèi)容：

 

 

多說一句，如果你是在第三方報名平臺上進行統(tǒng)一報名的話，比如互動吧和活動行，建議要提前在報名平臺上發(fā)布活動。因為平臺還要對活動進行審核，活動報名鏈接要在審核后才能拿到。

 

6、活動物料

 

一場沙龍活動，所需的物料其實很多，基本上各個環(huán)節(jié)，各個時期內(nèi)都需要做圖制作物料。大致如下圖。

 

 

我一般會根據(jù)活動類型和團隊規(guī)模來做出物料刪減和擴充。必不可少的是活動海報、現(xiàn)場易拉寶以及邀請函。

 

在這塊兒，建議運營們掌握一些做圖、制圖的能力，當團隊里沒有設計師或者設計師很忙的時候，你也可以自己上陣，不至于被打亂時間節(jié)奏。

 

7、活動報名與用戶維護

 

活動一旦開始，接受用戶報名后，這個時候就要做用戶維護了，這樣做一是你可以對來參加活動的用戶做到比較了解，二是可以讓到場率變得高一些。

 

現(xiàn)在比較普遍的用戶維護方式，是將所有用戶拉進微信群里。

 

但你若是走統(tǒng)一報名平臺的話，即使你留了微信號，也不一定能保證所有報名的人都會來加你微信。這個時候，你可以通過發(fā)短信、打電話、讓報名者邀請（因為有時是大家組團報名）等方式把用戶拉進群里。

 

8、活動宣傳與推廣

 

整個活動，有兩大塊最重要，一塊是現(xiàn)場執(zhí)行，另一塊就是宣傳推廣。

 

宣傳推廣有兩個大作用，一是吸引更多的人報名參加活動，另一個是讓行業(yè)內(nèi)注意到你辦了一場不錯的活動，提高知名度。

 

宣傳推廣一般從可以從以下幾個角度出發(fā)：

 

 

（點擊查看大圖）

 

其中，需要作出說明的是：

 

外聯(lián)媒體平臺宣傳：這一塊就需要活動負責人和執(zhí)行人去聯(lián)系了，選擇一些和自家活動主題類似的媒體平臺進行宣傳。這種合作，以資源置換為最優(yōu)合作方式。像活動平臺的宣傳，也是一樣，需要去主動聯(lián)系。但活動平臺一般收費比較多。

 

行業(yè)好友宣傳：建議選行業(yè)內(nèi)有些影響力和話語權的好友。

 

報名用戶宣傳：一般來說，用戶的社交圈子是比較一致的，讓報名用戶幫忙宣傳的話，可以撬動更多對活動感興趣的人。但這最好是以優(yōu)惠的方式，比如減免報名費。

 

行業(yè)組織、社群：找到和活動主題類似的社群和組織，讓他們幫忙宣傳或者集體報名。

 

其他方法：諸如發(fā)郵件、微信一對一聯(lián)系等等，都可以嘗試，也會有一點效果，但是相對來說，用戶體驗不是很好。

 

9、各方溝通與對接

 

其實在整個活動準備期中，基本就是在和各方做溝通與對接，比如嘉賓、場地、合作方等。

 

但我在溝通中發(fā)現(xiàn)很多人喜歡拖，明明答應你周三給你一樣東西，但到周五還沒有給你。這樣的情況，就會大大的拖慢你的進度和效率。

 

怎么辦呢？很簡單的方法，不停地催。如果催了也沒用，就讓你的上級或者對方的上級去催，雖然方法有些不厚道，但能保證進度。

 

2

 

活動中：踩點、分工與現(xiàn)場執(zhí)行

 

11、活動前的準備

 

如果活動舉辦地不太遠，一般活動的當天上午要去現(xiàn)場踩場。如果活動舉辦地比較遠，那就要提前一天去踩場了。

 

踩點主要是為了了解現(xiàn)場，做人員分工和現(xiàn)場布置。

 

了解現(xiàn)場時，要調(diào)試音響等設備、測試PPT、測試話筒、規(guī)劃一下現(xiàn)場、了解洗手間等位置在哪里，這些細節(jié)在踩點時都要把控到，做到心里有數(shù)。

 

其次是布置現(xiàn)場，雖然是沙龍類活動，不需要太花哨，但還是要簡單布置下，保證現(xiàn)場的氣氛和專業(yè)性。

 

最后，是活動現(xiàn)場的分工與執(zhí)行，一場200人的活動，需要一位主負責人，一位負責指引，一位負責簽到、一位主持人、一位控制氣氛、一位拍攝照片、一位速記、還需要一位stand by。這么一看要8個人才可以，但若是人手不夠，4個人也可以。因為上面說的事情一些事情可以錯開來，一個人可以負責兩件以上事情。

 

12、活動現(xiàn)場執(zhí)行

 

做了那么久的準備，最重要的就是活動當日了。

 

如果前期做的好的話，活動當天會比較省力，基本只要注意一些小細節(jié)就可以了。比如：

 

1、活動秩序很重要。線下講座、會議、沙龍類活動容易出現(xiàn)現(xiàn)場嘈雜的情況，這便需要一個把控現(xiàn)場秩序的人去不斷維護的。

 

2、現(xiàn)場氛圍要活躍。做沙龍互動，其實很講究互動，尤其是一個嘉賓講完，底下的用戶要能有反饋。要想產(chǎn)生互動，關鍵在于嘉賓能拋梗，另一個則是要有一位能調(diào)動氣氛的主持人。其次要注意到一些容易產(chǎn)生失誤或造成不完美的小細節(jié)，比如活動開始前要做指引，方便大家能快速找到場地；上一個嘉賓講完后，要及時調(diào)出下一個嘉賓的PPT；遙控筆要提前教會嘉賓使用等。這些細節(jié)，你可能不會注意到，但能參加活動的人都是會看在眼里的。

 

3

 

活動后：活動總結(jié)和活動簡報

 

活動結(jié)束了，并不代表你的活動運營也結(jié)束了。這個時候，你還需要做的事情是進行活動總結(jié)和活動簡報。

 

13、活動總結(jié)

 

活動總結(jié)的目的是總結(jié)經(jīng)驗與活動成敗，幫助你之后做其它活動更順利。

 

做活動總結(jié)，可以邀請現(xiàn)場執(zhí)行的工作人員，一起開會討論活動失誤和成功的地方。也可以咨詢來參加活動的人，聽聽他們的意見。這樣做出來的活動總結(jié)，是比較完整和全面的。

 

14、活動簡報

 

活動簡報是給誰看的呢？一是給公司內(nèi)部領導、同事看的，二是給贊助商、合作方看的。

 

因此，活動簡報里要呈現(xiàn)的內(nèi)容為：這個活動是什么樣的，這個活動做了哪些宣傳，這個活動有哪些合作方參與進來，這個活動的效果如何等。簡報要做得高大上，突出活動很成功，讓各方都滿意。

 

以上，是我關于做出一場成功的線下活動的一些小經(jīng)驗。從整體來看，我認為做一場活動一定要考慮到以下幾個因素：

 

活動進度（節(jié)奏）

活動宣傳推廣

活動現(xiàn)場氣氛

活動目的及效果（如收入、影響力等）

 

牢牢把握這4個方向，再配合我提供覆蓋活動完整周期內(nèi)的14個小經(jīng)驗，就無需擔心辦不好一場精彩、成功的線下活動了。