【作者丨善小花】

上個月，我分享了從三個維度去提高工作效率的方法。進入到5月份后，小花手上有了新的工作，對于如何提高工作效率又有了新的感悟。

 

姑婆那些事兒定于6月2號在上海舉行一場線下沙龍，那么整個5月份都是這場沙龍的籌備期。我作為這場沙龍的主要執行人，基本是一個人做了一場200+人的活動。每天都需要跟進上海沙龍情況，看似不需要花費多少時間，可是實際上每天處理跟進情況要占據三分之一的時間。

 

同時，手上還有微信與網站日常更新、內容創作、其他活動和項目執行等工作。一時間，頓覺自己面臨很多項工作。初期確實遭遇了一天忙到晚，恍恍惚惚，直到下班還有很多事情沒做的情況。

 

這個時候，我接觸了‘多線程工作’這個概念，所謂的多線程工作并不是說要同時做好幾件事情，做到一心二用甚至是一心三用。我個人理解的是，多線程工作指的是，在一段時間內，面臨好幾項工作，如何處理好這幾項工作，提高工作效率。

 

以我5月份的工作任務來看，我同時面臨著籌備跟進上海沙龍等好幾項工作，如何處理好這幾項工作，是我的多線程任務。我通過近一個月的摸索和實踐，得出了以下幾條經驗，希望可以對正在面臨著多項工作的運營來說，有些用處。

 

1、列時間進度表

 

初次遭遇了忙碌后反而沒效率的情況后，我和我的朋友們說了這件事情。當時，朋友們向我推薦了甘特圖，一款利用Excel做出來的任務進度表。

 

我當時花了午休的時間研究了這款表格，覺得自己要完完全全做出來有點困難。于是我拋棄了甘特圖的展現形式，轉而接受甘特圖的意義，即做到對任務進行時間進度安排，并按照進度緊密執行。

 

我的進度表是按照月度來做的。寫進進度表里的也遠不止上海沙龍這一項。

 

首先，我把5月份的重點工作——上海沙龍，寫進了時間進度表，把每個任務需要的時間和截止日期記錄下來，這相當于對這項長達一個月的工作任務做了拆解。

 

其次，我把其他需要耗費一段時間的任務也寫進月度進度表里。如和合作方的活動、姑婆開展的招聘項目等，先計算下每個任務所需的時間，然后穿插進進度表里，盡量不讓某個時間段集中過多的工作，而是讓每天的工作任務量都比較平均。

 

列完了這個任務進度表后，基本可以對這個月要做的事情了如指掌，而每天也只需要按照進度表去執行就可以了。雖然不能說多提高效率，但至少不會出現混亂的情況了。

 

這里說個小技能，如果有做月報的話，可以把這個進度表寫進月報里，這樣可以對下個月要做的工作，更清晰，也不會出錯。

 

 

2、對工作進行分類

 

我認為多線程工作的核心實際上是對每天的工作時間進行分割，然后確定每個時間塊里去完成什么工作內容。

 

所以，對工作進行分類就變得非常重要。我一般會把工作分成機械性工作和創造性工作。

 

比如說，網站內容更新、微信排版等工作就屬于機械性工作，不需要多思考，每天只是在重復勞動。

 

而像寫文章、開會、和合作方溝通等則屬于創造性工作，不是機械勞動，是需要去思考才能保證工作任務完美完成的。

 

對于這兩類工作，需要的是完全不同的時間去處理。要根據工作內容去做時間分配。一般來說，機械性的工作是可以不斷壓縮時間的，也就是提高效率，畢竟熟能生巧嘛。

 

3、分清可中斷任務和不可中斷任務

 

說完對工作分類后，要說一下哪些工作是可以中斷的，哪些是不可以的。

 

我之前說了，多線程工作的核心是對時間進行分割。而工作又可以被分為機械性工作和創造性工作。那么是不是說機械性工作就是可中斷的，創造性工作就是不可中斷的呢？

 

以我的情況來看，并不完全是這樣。

 

做運營的或許都知道，和用戶溝通、和合作方溝通是會占據工作時間很大一部分的。我在執行上海沙龍的時，實際上就是在和各個不同角色的人進行溝通。那么，如何進行時間分配呢？

 

我是這么做的。

 

本質上這種溝通工作都是可以中斷的，即使中間暫停了，也不影響之后繼續溝通。所以我一般會把這種可中斷的工作任務集合在一起處理，同時和很多人進行溝通，并不會影響。

 

但是這樣會有一個問題，那就是并不是你找別人時，別人就有空。別人的回復，可能是幾個小時后才來的。

 

所以，我對時間的第二塊分配是，去處理相對來說可中斷的任務。那就是機械性的工作。如網站更新和微信排版。為什么說相對呢？因為我一般會在這一篇文章的更新與下一篇文章更新的中間時間去處理這些瑣碎的事情，盡量保證一個小單元的機械性工作是順利流暢的，以免打亂自己的節奏。

我對時間的第三塊分配就是完全不可中斷的任務，比如說寫文章、整理PPT內容、寫計劃表、寫策劃案等，這些內容都是需要去思考的，如果做了中斷和任務切換的話，就會完全打亂節奏。我之前就經歷過一次在寫原創文章期間去處理其他事情，結果再回頭寫文章的話，完全就寫不下去了，思路全沒了，只好放棄。

 

4、每天進行復盤

 

運營面臨的多線程工作，往往都是很雜很瑣碎的工作。

 

拿我前面所說的那些工作來看，每一項實際上很細小復雜。如何保證雜而不亂，是多線程工作的一個關鍵。

 

我自己的小經驗，就是每天工作快結束的時候，進行一天工作復盤。這個復盤會比對著月度任務進度表以及當天的工作任務進行。看看自己有沒有遺漏。如果有的話，就趕緊去補救，把它做完，不拖到第二天。

 

假設我們想象自己有一個工作臺的話，這些未完成的工作，可能就像廢紙，會把你的工作臺越弄越亂，然后讓你變得煩躁不堪。

 

所以每天的復盤和檢查，是防止工作臺變亂，防止自己節奏變亂的一個很好的方法。

 

當然，并不是說你要把每一項的工作任務都完成。工作任務還是要分優先級的，有的時候領導或者是自己給自己的工作任務太多的話，還是要按照優先級最先處理緊急和重要的事情。

 

以上，就是我這個月對于開展多線程工作的心得體會，總的來說，無非是遵循以下四點：

一是在月初的時候制定好本月任務進度表，按進度表執行任務；

二是對工作進行分類，分清哪些是機械性工作，哪些是創造性工作；

三是對了解可中斷任務和不可中斷任務，按任務類型分配時間；

最后是每天對工作任務進行復盤，檢查是否有工作任務遺漏。

 

備注：此文為善小花學習分享第二篇，第一篇可點擊查看《從3個方面入手，讓運營工作更高效》